Керування документацією

Діловодство в інформаційно-консультаційній діяльності

Безкровний М. Ф., Кропивка М. Ф., Палеха Ю. І., Іщенко Т. Д., Київ-2014, вид. «Ліра-К»

У підручнику комплексно висвітлено питання документаційного забезпечення  сучасного управління з урахуванням вимог нових законів, інструкцій та стандартів, новітніх тенденцій розвитку діловодства, яке подано як результат розвитку і самовдосконалення цілісної комунікативної системи, як вияв потреби об’єкта управління у вищому рівні впорядкування, як культура операційної управлінської технології.

Підручник включає питання як безпосереднього створення і оформлення документів, так і висвітлення організації діловодного процесу. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, велика увага приділена особливостям керування документацією. В підручнику вперше деталізовано технологічні аспекти роботи як з традиційними так і електронними документами. Підручник допоможе студентам при вивчення дисциплін «Діловодство», «Документаційне забезпечення управління» та «Керування документацією». Практичні завдання і тести дозволять проконтролювати ступінь засвоєння знань.

Розрахований на фахівців, керівників організацій, працівників діловодних служб, викладачів і слухачів системи підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та всіх, хто прагне до високої культури  роботи з документами.

Передмова

Керування документацієюОрганізація роботи з документами була й залишається  важливою частиною процесів підготовки та прийняття управлінських рішень, що істотно впливає на оперативність і якість управління. Якщо на підприємстві чи в установі не налагоджено досконалу роботу з документами, то, як результат, погіршується і саме управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передавання інформації, раціональної організації служби діловодства, чіткої організації пошуку, зберігання та використання документів.

Ведення діловодства й організація документообігу відіграють важливу роль у конкурентоспроможності сучасних підприємств, яка залежить не лише від їх технічної оснащеності, а й від документаційного чинника. Тому нині надзвичайно важливим є удосконалення системи діловодства,  посилення нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою діловодства (справочинства).

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так

і в загальному адмініструванні.

У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа.

Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні діловодства невід’ємною частиною управління.

На сучасному етапі процеси інституалізації, організаційного оформлення, документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів.   Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту.

Актуальність запровадження європейських стандартів у систему української моделі роботи з документами продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489-2001 «Інформація та документація – Управління документацією» (ІSO 15489-2001 Information and documentation – Records management), який був прийнятий у 2001 р. Міжнародною організацією із стандартизації.

В розробленому на його основі вітчизняному  стандарті ДСТУ 4423:2005 «Інформація та документація – Управління документацією» керування документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаваням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш  швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами.

Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними. Тому, впроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.   Також необхідно здійснити  перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та  уніфікацію управлінських процедур та технологій.

Ділове документування, організація виконання документних процесів, керування документацією  на сучасному етапі розвитку суспільства повинні бути зорієнтовані на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших електронних засобів), подальшу автоматизацію контролю виконання прийнятих рішень, впровадження комплексних систем керування документацією.

Поданий у другій книзі матеріал включає висвітлення діловодного технологічного циклу: оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, пошуково-довідковий апарат. Детально описано технологію діловодних процесів, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті  питання,  організацію  роботи  щодо  оперативного  пошуку

та опрацювання необхідної інформації, систематизація документів та їх збереження.

В окремий розділ виділено питання  роботи з документами в інформаційно-консультаційній сфері, в якому деталізовано  питання документального супроводу реалізації  інформаційного проекту, як складової інформаційно-консультаційної діяльності в аграрному секторі економіки , а також особливості документального супроводу авторства та експертної діяльності. Окремо висвітлюються особливості роботи з документами, що містять таємну інформацію та  робота з листами і скаргами громадян.

В кінці  підручника розміщено словник вжитих найголовніших термінів та назв документів, що може стати запорукою швидкого знаходження необхідної інформації.

У цій праці робиться спроба подати керування документацією, діловодство, як узагальнене, системне явище, як вияв потреби об’єкта управління в його досконалому документаційному забезпеченні, що проявляється у вищому рiвнi впорядкування, необхідного учасникам виробничого процесу, як культура операційної управлінської технології, що становить частку загальної культури  української нації.

Викладений у підручнику матеріал стане у нагоді кожному управлінцю, службовцю, фахівцю, оскільки вміщує широке коло ділових паперів, які щоденно надходять та виходять з установи, організації чи підприємства. Оформлення документа, написання тексту з дотриманням встановлених правил, чітке виконання діловодних процесів завжди будуть свідчити про рівень культури діловодства як складової всієї організаційної культури підприємства.

Автори сподіваються, що підручник сприятиме не тільки підвищенню рівня культури роботи з документами тих, хто навчається, а й подасть практичну допомогу тим, кому доводиться мати справу з керуванням управлінською документацією в інформаційно-консультаційній сфері.

Форум Карта сайту Пошук по сайту