Інструкція з діловодства вищого навчального закладу

(Приклад)

Зміст інструкції з діловодства

  1. Загальні положення
  2. Документування управлінської діяльності
  3. Організація роботи з документами
  4. Складання та оформлення службових документів
  5. Розмноження документів
  6. Порядок реєстрації та індексації внутрішніх документів
  7. Порядок реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції
  8. Організація контролю за виконанням документів
  9. Додатки до інструкції з діловодства

1. Загальні положення

1.1. Інструкція з діловодства у Європейському університеті (надалі – Інструкція) встановлює єдину систему діловодства, регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів Університету і спрямована на удосконалення управлінської діяльності.

1.2. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства; її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану у відокремлених підрозділах Університету.

1.3. Викладені в Інструкції правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів в Університеті розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства, а також чинних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію.

1.4. Додержання вимог Інструкції є обов’язковим для усіх працівників підрозділів Університету (кафедр, деканатів, відділів), які за своїми службовими обов'язками причетні до підготовки, оформлення, реєстрації, відправлення і зберігання документів.

1.5. Відповідальність за організацію діловодства в Університеті несе ректор.

1.6. Ведення діловодства в Університеті відповідно до вимог державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції покладається на завідувача канцелярії, що підпорядковується безпосередньо ректорові.

1.7. У структурних підрозділах, кафедрах, деканатах, відділах ведення діловодства покладається на секретаря чи методиста, або іншу призначену відповідальною за це особу (надалі – діловода).

1.8. Відповідальність за стан діловодства в структурних підрозділах Університету, додержання вимог Інструкції, а також за збереження документів, несуть керівники підрозділів (декани факультетів, завідуючі кафедрами, начальники відділів).

У межах наданих керівникам підрозділів прав вони зобов’язані:

1.8.1. вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;

1.8.2. не допускати вимагання від відособлених підрозділів, що належать до структури Університету, різних відомостей, звітів, інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, якщо це не зумовлене нагальною необхідністю;

1.8.3. здійснювати контроль за обов’язковим додержанням працівниками вимог щодо складання, оформлення і відправлення документів та організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами та цією Інструкцією.

1.9. Університет здійснює діловодство, веде документацію та листування державною мовою.

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Документування управлінської діяльності полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.

2.2. Підставою для створення документів в Університеті є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передачі інформації та її використання в процесі діяльності, а також визначення практичної та історичної цінності інформації з подальшим зберіганням її у архіві.

2.3. Управлінська діяльність Університету здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, видання яких визначається актами законодавства та відповідними положеннями.

2.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів в Університеті є:

2.4.1. Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України, а також накази та нормативні акти Міністерства освіти і науки;

2.4.2. провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання Університетом покладених на нього завдань і функцій;

2.4.3. потреба у правовому регулюванні діяльності.

2.5. Розпорядчі документи, що надходять до Університету від органів вищого рівня, доводяться до відокремлених підрозділів, які належать до сфери його управління. Університет може також розсилати ксерокопії документів органів вищого рівня відокремленим підрозділам разом із супровідним листом.

2.6. Документи, що видаються на підставі розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.

2.7. Розпорядчий документ ректора може бути відмінено (змінено) лише наступним розпорядчим документом ректора.

2.8. Хід обговорення питань і рішення, що приймаються Вченою Радою Університету на засіданнях, нарадах, фіксується в протоколах.

2.9. Рішення Вченої Ради Університету доводиться до виконавців та відокремлених підрозділів, шляхом надсилання їм цих рішень.

2.10. Університет під час здійснення оперативних зв’язків з структурними підрозділами, іншими установами та організаціями, окремими громадянами може надсилати листи.
Як правило, листи складаються у разі, коли неможливо або важко здійснити бездокументний обмін інформацією, дати усні роз'яснення, вказівки (особисто або по телефону), провести інструктування тощо.

2.11. Якщо службовий документ потребує негайного виконання, передача тексту документа може здійснюватися по телефону або телефаксу.

2.12. Довідкова і аналітична інформація в межах компетенції, встановленої посадовими інструкціями спеціалістів, фіксується в службових та доповідних записках, звітах і довідках.

2.13. Університет на підставі Статуту та інших актів, що визначають його компетенцію, видає і інші документи: плани роботи, звіти, стандарти, положення, правила і т. ін.

2.14. Один примірник всіх актів власних рішень ректора підлягає зберіганню та обліку у секретаря-референта. Юридичний відділ, що здійснює юридичний облік, стежить за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховує їх та робить необхідні у кожному випадку відмітки. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

3. Організація роботи з документами

3.1. Організація документообігу в Університеті має відповідати таким вимогам:

3.1.1. забезпечувати оперативне проходження документів;

3.1.2. виключати інстанції проходження та дії з документами, що не зумовлені діловою необхідністю.

3.2. Структурні підрозділи, кафедри, деканат та відділи у своїй роботі з документами повинні систематично здійснювати заходи щодо скорочення та удосконалення документообігу.

3.3. Завідувач канцелярії реєструє вхідні, внутрішні та вихідні документи.

3.4. Для реєстрації вхідних документів всіх категорій використовуються журнали (Додаток № 4), а для особливо-важливих документів – реєстраційно-контрольні картки (Додаток № 9).

3.5. Всі реєстраційні картки та журнали заводяться окремо на кожен календарний рік. Відповідно і порядкова нумерація документів при реєстрації (починаючи з № 1) ведеться в межах календарного року.

3.6. Порядок приймання, розгляду і реєстрації вхідної кореспонденції.

3.6.1. Всі документи, що надходять до Університету поштою, факсом, електронною поштою чи доставляються кур’єром приймаються завідувачем канцелярії протягом робочого дня.

3.6.2. Завідувач канцелярії відкриває всі конверти, за винятком тих, що адресовані громадським організаціям та відділам, іменних листів та з написом «особисто». Вони передаються за призначенням.

3.6.3. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи.

3.6.4. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені, незареєстро-вані), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

3.6.5. Кореспонденція, що підлягає реєстрації чи обліку, але помилково надійшла безпосередньо на кафедру або відділ, того ж дня передається для реєстрації чи обліку до канцелярії.

3.7. Попередній розгляд документів

3.7.1. Усі документи, що надійшли до Університету, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється завідувачем канцелярії.

3.7.2. Метою попереднього розгляду документів є розподіл їх на такі, що потребують обов’язкового розгляду ректором, а що можуть бути передані безпосередньо структурним підрозділам відповідно до їх функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

3.7.3. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

3.7.4. Під час попереднього розгляду документів слід керуватися Статутом Університету та положеннями про його відокремлені підрозділи, посадовими інструкціями та номенклатурами справ.

3.8. Реєстрація документів.

3.8.1. Реєстрація документа – це фіксація факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.

3.8.2. Реєстрації підлягають як документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, які створюються і використовуються в Університеті, так і ті, що надходять від інших установ або громадян.

3.8.3. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

3.8.4. Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, накази з основної діяльності, рішення колегії тощо.

3.8.5. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами (Додаток № 12).

3.8.6. На документах, що реєструються завідувачем канцелярії, у нижньому полі першої сторінки документа з правого боку ставиться реєстраційний штамп.

3.8.7. У реєстраційних штампах визначається, чи підлягає документ поверненню завідувачу канцелярії, чи не підлягає. Обов’язковому поверненню (під розпис у реєстрі) підлягають нормативні документи, одержані від Адміністрації Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти та науки, а також доручення органів Державної адміністрації, по яких були надані відповіді.

3.8.8. Реєстраційні картки для документів 1-7 індексу групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.
Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.
Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.
Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

3.8.9. Автоматизована реєстрація документів здійснюється шляхом прямого введення в ПК з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів згідно формуляр-зразка (Додаток № 1).

3.9. Порядок проходження кореспонденції, одержаної на ім’я ректора та на адресу Університету.

3.9.1. На розгляд ректора передаються:

3.9.1.1. Закони України; постанови Верховної Ради України;

3.9.1.2. укази та розпорядження Президента України, доручення Адміністрації Президента України;

3.9.1.3. постанови, розпорядження, протоколи засідань та доручення Кабінету Міністрів України, Міністерства освіти та науки України;

3.9.1.4. запити та звернення депутатів України;

3.9.1.5. листи, що надходять від структурних підрозділів за підписом їх перших керівників;

3.9.1.6. кореспонденція міністерств і відомств України, а також органів місцевої влади за підписом перших керівників;

3.9.1.7. звернення громадян відповідно до статей 14, 15 Закону України «Про звернення громадян».

3.9.2. На розгляд першому проректору передаються:

3.9.2.1. доручення органів державного управління вищого рівня, доповіді, інформація, листи, телеграми та інші документи;

3.9.2.2. кореспонденція міністерств і відомств, а також органів місцевої влади за підписом заступників, керівників, але тих, що не виконують обов’язки перших осіб.
Якщо в документах порушуються питання, що мають розв’язуватись ректором, перший проректор доповідає йому про це, подає необхідні матеріали і вносить свої пропозиції.

3.9.3. Під час перебування ректора у відрядженні або відпустці документи, наведені в п.п. 3.9.1.1.-3.9.1.7., розглядає перший проректор.

3.9.4. Кореспонденція, що передається ректору, попередньо розглядається завідувачем канцелярії, який визначає, кого треба ознайомити з документом.

3.9.5. Резолюції на документах повинні містити ясні та вичерпні вказівки про порядок та характер виконання документа й включати такі обов’язкові елементи:

3.9.5.1. прізвище особи, відповідальної за виконання документа (якщо таких осіб декілька, то відповідальною за виконання документа в цілому є особа, яка вказана першою);

3.9.5.2. зміст дій для виконання документа (доручення);

3.9.5.3. конкретний термін виконання;

3.9.5.4. особистий підпис керівника;

3.9.5.5. дату розгляду документа.

3.9.6. Після розгляду пошти ректором завідувач канцелярії ще раз переглядає документи, за необхідністю уточнює виконавців, зміст доручення, термін виконання, що вказано в резолюції.

3.9.7. Діловоди підрозділів одержують кореспонденцію від завідувача канцелярії, перевіряють правильність її надходження, і негайно передають на розгляд своєму керівникові. Вони повинні забезпечувати збереження, облік та оперативне проходження кореспонденції.

3.9.8. Документи, розглянуті керівництвом підрозділів (кафедр, деканатів та відділів), діловоди терміново передають завідувачу канцелярії про що робиться позначка в журналі вхідної кореспонденції.

3.9.9. При одержанні від керівника підрозділу незареєстрованих документів їх також записують в журналі вхідної кореспонденції. При цьому зазначаються кореспондент, номер листа, дата відправлення, короткий зміст і дата одержання.

3.9.10. Приймаючи документи для підпису у ректора, завідувач канцелярії перевіряє правильність їх оформлення: зазначення точної адреси, короткого змісту, прізвища виконавця та номер його службового телефону, наявність необхідних віз. Неправильно оформлені документи повертаються виконавцю.

3.9.11. Підписані керівництвом Університету документи, у тому числі телеграми і телефакси, реєструються в журналі реєстрації вихідної кореспонденції (Додаток № 5).

3.9.12. Доповідні записки керівників структурних підрозділів завідувач канцелярії реєструє в журналі вхідної кореспонденції і після розгляду передає безпосередньо виконавцю під розписку у цьому ж журналі.

3.10. Приймання вхідної кореспонденції в неробочий час.

3.10.1. У неробочий час документи вищих органів державної влади та термінову кореспонденцію на ім’я ректора приймає черговий секретар. Він перевіряє правильність її доставки. У разі приймання кореспонденції від кур’єра ця перевірка проводиться безпосередньо при прийманні до розписки в одержанні.

3.10.2. Наступного робочого дня вранці черговий секретар повідомляє завідувача канцелярії про одержані документи, наслідки їх розгляду і передає документи, що залишились у нього.

3.11. Порядок проходження документів у структурних підрозділах.

3.11.1. Діловодство в структурних підрозділах покладається його керівником на одного з працівників-діловода. Його завданням є приймання, реєстрація, пошук, оформлення, зберігання, відправлення та контроль за виконанням документів у підрозділі.

3.11.2. Щодня у встановлений час діловод підрозділу одержує кореспонденцію у завідувача канцелярії.

3.11.3. На кожному зареєстрованому документі, у журналі вхідної кореспонденції діловод на звороті останнього аркуша внизу зліва проставляє індекс підрозділу, порядковий номер, дату одержання документа.

3.11.4. Подання документів на розгляд проректорів за напрямками здійснюється відповідно до розподілу обов’язків. Термінова кореспонденція і документи з дорученнями керівництва Університету розглядаються негайно.

3.11.5. Начальник підрозділу визначає безпосередньо виконавця документа і в разі потреби дає додаткові вказівки.

3.11.6. Після розгляду документів керівництвом підрозділу діловод, передає їх виконавцям згідно з резолюцією.

3.11.7. Закони України, Постанови та інші акти Верховної Ради України, укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження Кабінету Міністрів України, накази Міністерства освіти та науки діловод без затримки передає на розгляд керівництву, а після повернення – виконавцю, при цьому постійно контролює проходження документів і забезпечує їх повернення завідувачу канцелярії.

3.11.8. Передача взятих на облік в підрозділі документів від одного виконавця іншому здійснюється тільки через діловода. Він зберігає всі виконані документи у справах згідно із затвердженою номенклатурою, стежить за тим, щоб на період чергової відпустки, тривалого відрядження і т. ін. виконавець передав працівникові, який його заміщатиме, всі невиконані службові документи, а також документи, потрібні для роботи, про що робиться позначка в журналі.

3.11.9. Після остаточного вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець зобов’язаний зробити на документі запис про результати розгляду, та поставити свій підпис.

3.11.10. За вказівкою керівника структурного підрозділу з документом, що надійшов для ознайомлення, повинні ознайомитися тільки ті працівники, які мають безпосереднє відношення до виконання цього документа. Спеціалісти підрозділу зобов’язані терміново ознайомитися з документом, у разі потреби зробити виписки.

3.11.11. Діловод, також стежить за тим, щоб усі зареєстровані документи після виконання доручення і документи, передані працівникам підрозділу для ознайомлення, без затримки повертались для зберігання у справах поточного діловодства структурного підрозділу.

4. Складання та оформлення службових документів

4.1. Складання документів.

4.1.1. Всі службові документи оформляються на бланках Університету. При складанні та оформленні службових документів необхідно додержуватися вимог і правил, що забезпечують юридичну чинність документів, сприяють їх оперативному виконанню і подальшому використанню. Для складання службових документів використовуються формати АЗ (297x420 мм), А4 (210x297 мм) та А5 (148x 210).

4.1.2. Розміщення реквізитів на документі повинно відповідати вимогам, встановленим державним стандартом «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів: ДСТУ 4163 -2003».
Схеми з розташування реквізитів та меж зон їх розміщення подано в Додатках №№ 2, 3.

4.1.3. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та цієї Інструкції, з обов’язковим додержанням таких правил:

4.1.3.1. бланки повинні виготовлятися друкарським способом на білому папері фарбами яскравого кольору;

4.1.3.2. бланки документів повинні мати такі береги:

  • лівий – 30 міліметрів;
  • верхній і нижній – 20 міліметрів;
  • правий – 10 міліметрів.

4.1.4. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створені від імені двох або більшої кількості організацій оформляються на чистих аркушах паперу із зазначенням необхідних постійних реквізитів.

4.1.5. З метою прискорення виконання документів та забезпечення належного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання. Винятком є протоколи, накази, плани, звіти та узагальнюючі документи.

4.1.6. Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовного навантаження.
Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.

4.1.7. Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Суцільний складний текст документа містить граматично та логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.
Текст великих за обсягом документів рекомендується членувати на складові частини, які нумеруються арабськими цифрами з наданням кожному розділу, підрозділу, пункту відповідного числового знака через крапку (1.11.2; 1.1.3.; 2.1.1.; 2.1.2;).
В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад: наказ – розпорядчу частину без констатуючої, лист – прохання без пояснення.

4.1.8. Текст документа викладається державною мовою з виконанням однозначної, чіткої та зрозумілої термінології. Якщо якийсь термін має кілька значень, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному документі.

4.1.9. Якщо в документі необхідно навести переліки (осіб, органів, схем) їх, як правило, розміщують у додатку. У відповідних пунктах документа даються посилання на додатки.

5. Розмноження документів

5.1. Розмноження невеликих за обсягом документів може здійснюватись безпосередньо спеціалістами за допомогою існуючих на робочих місцях засобів оргтехніки.

5.2. Розмноження значних за обсягом документів здійснюється через друкарню Університету за такими правилами:

5.2.1. для виконання розмножувальних робіт виконавець заповнює замовлення, яке підписує керівник структурного підрозділу;

5.2.2. розмноження документів здійснюється тільки з дозволу ректора або першого проректора;

5.2.3. документи на розмноження передаються із замовленням до друкарні Університету, де реєструються у журналі обліку.

6. Порядок реєстрації та індексації внутрішніх документів

6.1. Реєстрації підлягають усі внутрішні документи (накази, вказівки, протоколи) у день їх підписання або затвердження керівництвом Університету.

6.2. Внутрішні документи реєструються:

6.2.1. протоколи засідань Вченої Ради Університету, витяги з них по окремих питаннях та рішення – у секретаря Вченої Ради Університету;

6.2.3. накази з основних питань та з особового складу – у відділі управління персоналом;

6.2.4. протоколи нарад у керівництва Університету – у секретарів приймалень проректорів.

6.3. Реєстраційним номером наказу є порядковий номер з початку року. До номерів наказів з особового складу додається буква «К».

6.4. Реєстраційні номери вказівок складаються з порядкового номера з початку року та шифру проректорів, які підписують вказівку. Шифр складається з початкових літер прізвища та імені.

6.5. Протоколам нарад у керівництва Університету присвоюються реєстраційні номери також, як і вказівкам, але з доданням літер «ПР».

6.6. Протоколи нарад засідань кафедр реєструються в структурних підрозділах з присвоєнням їм порядкових номерів з початку року.

7. Порядок реєстрації та відправлення вихідної кореспонденції

7.1. Працівник, відповідальний за ведення діловодства в підрозділі – діловод, перед поданням вихідної кореспонденції на підпис керівництву підрозділу і її відправленням повинен переконатися у дотриманні при оформленні документів вимог Інструкції, зокрема, звернути увагу на:

7.1.1. наявність у документі заголовка;

7.1.2. правильне зазначення на документі поштової адреси;

7.1.3. наявність у документі посилання на номер і дату документа, на який дається відповідь;

7.1.4. наявність відміток про додатки;

7.1.5. наявність прізвища виконавця, його номера телефону;

7.1.6. наявність віз на копіях документа, що залишається в справах підрозділу.

7.2. Неоформлені або неналежним чином оформлені документи повертаються виконавцю на доопрацювання.

7.3. Вихідні документи та інші поштові відправлення структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати завідувачу канцелярії до 16.00.

7.4. Вихідні документи реєструються завідувачем канцелярії у журналі реєстрації вихідних документів (Додаток № 6), де їм присвоюється номер, який складається з порядкового номеру з початку року та індексу (шифру) структурного підрозділу. Наприклад: 35-В1, де: 35 – порядковий номер, В1 – шифр підрозділу.

7.5. Перелік індексів, присвоєних керівництву Університету, деканатам, кафедрам та відділам наведено в Додатку № 4.

7.6. Позначка про вихідні документи-відповіді робиться завідувачем канцелярії в журналах реєстрації вхідних документів, де проставляється номер, дата вихідного документа та прізвище керівника, що підписав документ. Документи, що надсилаються одночасно одному адресату, вкладаються в один конверт. Приклади оформлення кореспонденції для надсилання по Україні та за кордон подано в Додатках №№ 10, 11.

7.7. Законвертована кореспонденція маркується і доставляється у поштове відділення.

8. Організація контролю за виконанням документів

8.1. Завдання контролю за виконанням документів.

8.1.1. Завдання контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання.

8.1.2. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання з конкретними строками виконання.
Обов’язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України, наказів Міністерства освіти та науки України.

8.1.3. Порядок контролю за розглядом письмових та усних звернень громадян регламентується Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаних громадян, в установах, організаціях, на підприємствах незалежно від форм власності, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348.

8.1.4. Відповідальність за організацію і контроль виконання документів несуть проректори за напрямками та керівники підрозділів. Вони організовують виконання документів по суті.

8.1.5. Контроль за виконанням документів у встановлені строки здійснюють секретарі приймалень або діловоди, на яких покладені ці обов’язки.

8.2 Організація контролю виконання документів.

8.2.1. Контроль за виконанням документів в університеті здійснюється завідувачем канцелірії і включає безпосередню перевірку та аналіз результатів виконання документів, що контролюються, у встановлені строки за допомогою ПК.

8.2.2. В Університеті встановлено дворівневий контроль за проходженням і додержанням строків виконання документів. Контроль за виконанням документів 1-го рівня здійснює:

8.2.2.1. завідувач канцелярії – за виконанням:

  • розпорядчих документів та доручень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України та Міністерства освіти на науки. При виконанні доручень органів вищого рівня завдання підрозділу Університету можуть давати ректор та перший проректор. Проректори дають доручення лише тим підрозділам, за роботу яких вони безпосередньо відповідають;
  • доручень, виконання яких покладено на структурні підрозділи;
  • документів міністерств і відомств, місцевих органів, редакцій газет та журналів, громадських організацій, коли керівництвом Університету визначені строки виконання, та проставлені відповідні позначки.

8.2.2.2. секретар Вченої ради Університету – за виконанням рішень Вченої ради.

8.2.3. Контроль 2-го рівня здійснюється структурними підрозділами (факультетами, кафедрами та відділами) за документами та дорученнями, по яких структурний підрозділ визначено відповідальним виконавцем, а також які адресовані безпосередньо підрозділу чи передаються йому без попереднього розгляду керівництвом Університету.

8.2.4. Завідувач канцелярії зобов’язаний:

8.2.4.1. визначати документи для термінового розгляду та виконання;

8.2.4.2. брати документи на контроль;

8.2.4.3. знімати документи з контролю;

8.2.4.4. вживати конкретних заходів запобігання порушенням строків виконання документів;

8.2.4.5. забезпечувати контроль за строками виконання доручень керівництва Університету по документах 1-го рівня контролю;

8.2.4.6. узагальнювати та аналізувати дані, отримані в результаті контрольної діяльності;

8.2.4.7. складати відповідні довідки і вносити керівництву Університету пропозиції щодо поліпшення виконавчої дисципліни.

8.2.5. Керівники структурних підрозділів зобов’язані:

8.2.5.1. забезпечувати виконання документів 1-го і 2-го рівнів контролю в зазначені строки і нести відповідальність за їх порушення перед керівництвом Університету;

8.2.5.2. систематично доповідати проректорам (відповідно до розділу обов’язків) про виконання документів.

8.2.6. Визначені відповідальні виконавці, здійснюють роботу щодо організації та контролю виконання документів органів вищого рівня, наказів, вказівок, рішень Вченої Ради і зобов’язані своєчасно та в повному обсязі вирішувати всі питання, у тому числі про корегування термінів виконання та зняття з контролю виконаних документів. Вони подають на розгляд керівництва Університету повністю виконаний документ з візами усіх виконавців.

8.2.7. Підрозділи та службові особи, які беруть участь у виконанні доручення, зобов’язані подати свої пропозиції відповідальному виконавцю не пізніше ніж за три дні до настання строку виконання. При цьому відповідальність за несвоєчасну підготовку пропозицій однаковою мірою несуть усі працівники, зазначені в дорученні.

8.2.8. Проректори за напрямками (відповідно до розподілу обов’язків) регулярно аналізують роботу підрозділів щодо виконання документів і в разі потреби вживають заходи щодо забезпечення якісного і своєчасного їх виконання.

8.3. Строки виконання документів.

8.3.1. Строки виконання документів можуть бути типовими та індивідуальними. Типові строки виконання встановлюються відповідно до правових актів та нормативних документів з питань документаційного забезпечення управління. (Додаток № 14). Індивідуальні строки виконання можуть встановлюватись керівництвом Університету.

8.3.2. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» - протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

8.3.3. Звернення і заяви народних депутатів України розглядаються в строки, визначені Законом України «Про статус народного депутата України».

8.3.4. Власні рішення Університету (накази, вказівки, рішення, завдання, доручення тощо) виконуються в строки, зазначені в них.

8.3.5. Строк виконання документа може бути змінений лише ректором, а у разі його відсутності посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке повинно подаватись не пізніш як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку – до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
Про коригування строку виконавець повинен негайно повідомити завідувача канцелярії.

8.4. Порядок зняття документів з контролю.

8.4.1. Документ вважається виконаним і знімається з контролю, коли розв’язано (для розпорядчих документів) або розглянуто (для листів) порушені в ньому питання, а кореспондентові дано вичерпну відповідь.

8.4.2. Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.
Зняття з контролю рішень Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства освіти та науки України вказівок та рішень Вченої Ради здійснюється тільки ректором або першим проректором за належністю питань після одержання відповідної інформації від керівників підрозділів.

8.2.3. Підставою для зняття з контролю є документ, підписаний керівництвом Університету або довідка про виконання документа за підписом начальника підрозділу.

8.5. Узагальнення та аналіз даних про виконання документів.

8.5.1. Дані про виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються завідувачем канцелярії і повідомляються керівництву на оперативних нарадах з пропозиціями про поліпшення цієї роботи.

8.6. Контроль за виконанням документів у підрозділах.

8.6.1. Технічну роботу з контролю за виконанням документів у структурних підрозділах виконує секретар або посадова особа (методист), якій доручено вести діловодство – діловод підрозділу.

8.6.2. Діловод підрозділу виконує такі операції:

8.6.2.1. нагадування виконавцям про термін виконання документів;

8.6.2.2. одержання інформації про хід і результати виконання;

8.6.2.3. внесення позначок про хід і результати виконання документів до контрольних карток або журналу у завідувача канцелярії;

8.6.2.4. систематичне інформування керівників структурного підрозділу про стан і результати виконання документів;

8.6.2.5. повідомлення про хід і результати виконання документів на оперативних та інших нарадах;

8.6.2.6. зняття документів з контролю за вказівкою керівника підрозділу.

Додатки:

  1. Формуляр-зразок документа
  2. Розміщення реквізитів документа (кутове)
  3. Розміщення реквізитів документа (центроване)
  4. Журнал реєстрації вхідної документації
  5. Журнал реєстрації вихідної документації
  6. Акт про відсутність вкладень в конверті
  7. Примірний перелік документів , що не підлягають реєстрації
  8. Перелік видів документів за кореспондентами для індексування
  9. Реєстраційно-контрольна картка
  10. Приклади оформлення кореспонденції для надсилання по Україні
  11. Приклади оформлення кореспонденції для надсилання за кордон
  12. Коди структурних підрозділів: dodatok-12.doc [58 Kb] (cкачиваний: 200)
  13. Зразок номенклатури справ: dodatok-13.doc [35,5 Kb] (cкачиваний: 345)
  14. Перелік документів їз зазначенням типових строків виконання: dodatok-14.doc [54 Kb] (cкачиваний: 194)
  15. Перелік документів, що знаходяться на контролі: dodatok-15.doc [35 Kb] (cкачиваний: 127)
  16. Акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню: dodatok-16.doc [33,5 Kb] (cкачиваний: 158)
  17. Оформлення обкладинки справи: dodatok-17.doc [26 Kb] (cкачиваний: 140)
  18. Опис документів справи: dodatok-18.doc [36,5 Kb] (cкачиваний: 154)
  19. Зразок бланку наказу: dodatok-19.doc [25,5 Kb] (cкачиваний: 249)
  20. Зразок оформлення розпорядження: dodatok-20.doc [28,5 Kb] (cкачиваний: 173)
  21. Зразок оформлення положення про підрозділ: dodatok-21.doc [29,5 Kb] (cкачиваний: 160)
  22. Зразок оформлення розпорядження: dodatok-22.doc [27,5 Kb] (cкачиваний: 151)
  23. Зразок оформлення посадової інструкції: dodatok-23.doc [27,5 Kb] (cкачиваний: 228)
  24. Зразок оформлення правил внутрішнього розпорядку: dodatok-24.doc [26,5 Kb] (cкачиваний: 144)
  25. Зразок оформлення протоколу виробничої наради: dodatok-25.doc [26,5 Kb] (cкачиваний: 216)
Форум Карта сайту Пошук по сайту