Електронний документообіг управлінні авіатранспортним підпр

У цьому розділі обговорюються проблеми, пов'язані з впровадженням та розвитком електронного документообігу та інформатизації на підприємтсвах.
  • Реклама

Електронний документообіг управлінні авіатранспортним підпр

Повідомлення ХристинаП_Т-41 » 25 листопада 2016, 10:16

УДК 658.65.47
Т. М. САЛІЙ (Національний авіаційний університет)
ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ В СИСТЕМІ УПРАВЛІННЯ
АВІАТРАНСПОРТНИМИ ПІДПРИЄМСТВАМИ

Визначені переваги використання сучасних інформаційних технологій в цілому та електронного доку-
ментообігу зокрема, як засобу підвищення ефективності діяльності авіапідприємства.

Определены преимущества применения современных информационных технологий в целом и электронного документооборота в частности, как средства повышения эффективности деятельности авиа предприятия.

Advantages of appendix of modern informations technologies are sure on the whole and electronic turn of
documents in particular, as facilities of increase of efficiency of activity air enterprises.

В сучасних умовах переходу до ринкової економіки різко зросли об’єми інформації, яка
аналізується для прийняття рішень, відповідно зросла і кількість документів, які циркулюють.
Це приводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають малоефективни-
ми, і виникає необхідність у системах електронного документообігу (СЕД), які дозволяють
створювати та обробляти документи електро-
нними засобами. Система електронного доку-
ментообігу організує роботу усього управлін-
ського персоналу підприємства на всіх етапах
життєвого циклу докумснту, включаючи робо-
ту над проектами, узгодження, виконання, візу-
вання, списання в справу і передачу на архівне
збереження. Використання систем електронно-
го документообігу значно скорочує час і спро-
щує процес підписання документів. При вели-
ких кількостях оброблюваних документів сис-
тем електронного документообігу особливо
ефективна, що дуже важливо, наприклад, для
авіакомпаній, що здійснюють масове обслуго-
вування своїх клієнтів,
Аналізуючі останні наукові дослідження та
публікації можна відзначити зацікавленість ви-
вченням та встановленням нових інформацій-
них технологій управління, які базуються на
сучасних засобах обчислювальної техніки. Сьо-
годні проблемам електронного документообігу
в системі управління авіатранспортними під-
приємствами приділяється дедалі більше уваги.
Окремі питання даної теми розглянуті в працях
Мазур В. І., Гречко А. В., Головань С. М та ін-
ших авторів.
У теперішній час невирішеною частиною
проблеми є відсутність єдиної методики впро-
вадження сучасних інформаційних технологій,
також актуальним є питання прискорення роз-
робок, необхідних для впровадження електро-
нного документообігу на авіапідприємствах.
Головною метою статті є визначення пере-
ваг використання сучасних інформацйних тех-
нологій в цілому та електронного документоо-
бігу зокрема, як засобу підвищення ефективно-
сті діяльності авіапідприємства.
Прийнявши документ за основну одиницю
інформації на авіапідприємстві, адміністратори
і користувачі зможуть наглядно уяснити собі
функцію інформаційною менеджменту. Вони
стають його активними учасниками. Тому сис-
тема, яка впроваджується повинна бути достат-
ньо гнучкою, щоб дозволити підприємству по-
чати процес вдосконалення бізнес-процесів.
Якщо на авіапідприємстві реалізовано електро-
нний документообіг і співробітники одержують
змогу бачити на екрані всі документи, задачі і
доручення, з якими вони повинні працювати, а
керівники в режимі реального часу мають мож-
ливість відслідкувати хід виконання бізнес-
процесів, наприклад, виконання замовлень клі-
єнтів, прийом нових співробітників на роботу,
стан виконання договорів, взаємодію між різ-
ними підрозділами компанії, то якраз наявність
цих можливостей і дозволить компанії почати
вдосконалення своїх ділових процесів [1].
Вибір СЕД став насущною потребою украї-
нських фірм і підприємств, насамперед через
збільшення кількості і розмаїтості документів,
використовуваних підприємством. При цьому
обмін документами здобуває глобальний харак-
тер, особливо, коли підрозділи знаходяться в
різних районах, містах, країнах. Приходиться
збільшувати чисельність персоналу для оброб-
ки документів. Це створює складності для кон-
тролю над бізнес-процесами, для виконання
доручень і при нагромадженні інформації.
246
Перш ніж обговорювати питання організації
автоматизованих систем збереження та пошуку
документів, слід визначити саме поняття доку-
менту.
У сучасній українській мові слово документ
означає:
– діловий папір, що підтверджує будь-який
факт або право на щось (диплом про освіту, за-
повіт тощо);
– офіційне посвідчення особи (паспорт, тру-
дова книжка тощо);
– історично достовірні письмові джерела
(рукопис, книга, грамота, малюнок, твір тощо);
– матеріальний об'єкт в якому міститься та
чи інша інформація, призначена для передачі у
часі та просторі (фотоплівка, магнітний носій
інформації тощо) [2].
Будемо важати, що документ - слабкострук-
турована сукупність блоків чи об'єктів інфор-
мації, зрозуміла людині [21].
Документ також можна визначити як зафік-
совану на матеріальному носії інформацію з
реквізітами, що дозволяють її ідентифікувати.
Діловий документслужить для фіксування ад-
міністративної (управлінської) інформації.
При електронної технології поняття «доку-
мент» в його організаційном, правовом, еконо-
мічном та інших аспектах не зникає, однак змі-
нюються форми і методи складання та викори-
стання документів у процсі управління [3].
Електронним документом може бути зако-
дований текст, зображення паперових докумен-
тів, графічне зображення вихідні файли САПР,
цифрові звук і відео тощо, тобто будь – який
тип даних, що можуть бути авторизовані, збері-
гатися в цифровій формі і відтворюватися у ви-
гляді, що сприймається людиною [4].
Отже, електронний документ - це зафіксо-
вана інформація у виді електронних даних,
включаючи обов'язкові реквізити документа
відповідно до Положення про документальне
забезпечення записів затвердженим Міністерс-
твом фінансів України.
Електронний документообіг – це сукупність
процесів створення, обробки, відправлення, пе-
редачі, одержання, збереження, використання і
знищення електронних документів, що вико-
нуються з застосуванням перевірки цілісності й
у разі потреби з підтвердженням факту одер-
жання таких документів [5].
На думку галузевих аналітиків, електронний
документообіг включає: створення доументів,
їх обробку, передачу, збереження, виведення
інформації, що циркулює в організації чи під-
приємстві, на основі використання комп’ютер-
них мереж. Під управлінням електронним до-
кументообігом у загальному випадку прийнято
розуміти організацію руху документів між під-
розділами підприємства або організації, група-
ми користувачів або окремими користувачами.
При цьому під рухом документів мається на
увазі не їх фізичне переміщення, а передача
прав на їхне застосування з повідомленням
конкретних користувачів і контролем за їхнім
виконанням [4].
Головне призначення СЕД – це організаця
збереження електронних документів, а також
роботи з ними (зокрема, їх пошуку як по атри-
бутах, так і по вмісту). У СЕД повинні автома-
тично відслідковуватися зміни в документах.
Терміни виконаннядокументів, рух документів,
а також контролюватися сі їх версії і підверсії.
Комплексна СЕД повинна охоплювати весь
цикл діловодства підприємства або організації
– від постановки задачі на створення документа
до його списання в архів, забезпечувати
централізоване збереження документів у будь –
яких форматах, у тому числі, складних компо-
зиційних документів. СЕД повинні поєднувати
розрізненні потоки документів територіально
віддалених підприємству єдину систему. Вони
мають забезпечувати гнучке управління доку-
ментами як за допомогою жорсткого визначен-
ня маршрутів руху, так і шляхом вільної марш-
рутизації документів. У СЕД повинне бути реа-
лізоване жорстке розмежування доступу корис-
тувачів до різних документів залежно від їх
компетенції, займаної пасади і призначених їм
повноважень. Крім того, СЕД повинна настро-
юватися на існуючу організаційно – штатну
структуру і систему діловодства підприємства,
а також інтегруватися з існуючими корпорати-
вними системами.
Основними користувачами СЕД є великі
державні організації, підприємства. банки, ве-
ликі промислові підприємства і всі інші струк-
тури, чия діяльність супроводжується великим
обсягом створюваних, оброблюваних і збере-
жених документів [4].
Сучасний підхід до вибору кращої системи
управління електронними документами перед-
бачає одночасну наявність зразу декількох важ-
ливих критеріїв під час оцінювання таких сис-
тем. Краща система повинна поєднувати в собі
цілий набір важливих якостей, серед яких по-
трібно особливо виділити її здатність підтри-
мувати швидкоплинні бізнес - процеси підпри-
ємства. Це все вимагає високої гнучкості, прос-
тоти настройки, дружелюбного інтерфейсу, ма-
сштабування і можливості об'єднувати терито-
247
ріальне рознесені підрозділи підприємства. Зві-
сно, тільки системи, реалізовані на сучасних
web-технологіях, можуть задовольняти таким
вимогам.
Для систем на web-технологіях, враховуючи
простоту обслуговування і низьку ціну експлу-
атації - система встановлюється тільки на
центральний сервер, встановлення і обслугову-
вання системи на комп'ютерах користувачів не
потребується – передбачуване повернення інве-
стицій в розробку або придбання готової сис-
теми можливе максимально швидко — зазви-
чай система окупається вже через 2-3 місяці її
експлуатації.
Вивчення властивостей СЕД передбачає
широку програму тестування будь-якої обраної
системи-кандидата на функціональну повноту.
Додатково будь-яка СЕД може пройти тест на
відповідність чинному законодавству, оскільки
за законами України висувається ряд вимог, не-
виконання яких унеможливлює експлуатацію
системи в нашій країні.
На ринку України представлені десятки
СЕД, а кожна фірма-розроблювач має по декі-
лька представництв. Ринок СЕД швидко розви-
вається; на нього виходять вітчизняні фірми-
розроблювачі і фірми СНД. В останні роки на
ринку України з'явилися представ-ництва все-
світньо відомих європейских і американських
фірм фірм - розроблювачів СЕД. Більшість
фірм один раз на рік чи в півроку випускають
нові версії СЕД поліпшеної функціональності
(в особливості це властиво невеликим фірмам).
Але компанії, які здатні надати кваліфікованні
консультації відностно СЕД, поки нечисленні.
Всі ці фактори змусили обмежити крук дослі-
джуваних СЕД вісьма-десятьма найбільш роз-
повсюдженимі в Україні і забезпеченими су-
проводом через представництва.
Проте, для вивчення навіть такого звужено-
го кола СЕД необхідні методи експертного ана-
лізу для обробки як четкіх данних, так і суб'єк-
тивних оцінок групи експертів. Це обумовлено
тим, що не всі фірми надають демонстраційні
версії СЕД для тестування, а деякі параметри
СЕД приходиться оцінювати лише по матеріа-
лам з різних, більшої частиною суб'єктивних
джерел. Крім того, суб'єктивність суджень ви-
кликана тим, що не всі експерти досконально
знайомі із СЕД, а інші - роблять висновки про
переваги одного критерія над іншим лише на
основанії свого досвіда та звичок. Тому вибір
прототипу припускає оцінку СЕД скоріше по
янісним, чим по кількісним показникам [6].
В Україні все більший розвиток одержує
нова для нашого ринку послуга — продаж авіа-
перевезень з оформленням електронного квит-
ка. «КИЙ АВ1А» — як одне з ведучих агентств
із продажу авіаперевезень, також бере участь у
просуванні цієї послуги серед українських ко-
ристувачів повітряного транспорту.
Електронний квиток — це інформація про
пасажира і маршрут його перельоту, що збері-
гається в електронному виді в базі даних авіа-
компаній, на рейси яких заброньована переве-
зення.
Електронний квиток може бути випущений
або агентом авіакомпанії, або самостійно паса-
жиром, якщо перевезення купуються через ме-
режу Інтернет за допомогою систем електро-
нної комерції.
Пасажиру, замість звичного паперового
квитка, що складає з польотних купонів, вида-
ється роздруківка, у якій зазначені маршрут
проходження і деталі перельоту. В ньому може
бути надрукований і штрих – код, що дозволяє
автоматично ідентифікувати пасажира і при-
скорити проходження аеропортових формаль-
ностей. Але при цьому ваучер залишається
просто роздруківкою інформації з бази даних
авіакомпанії і з погляду закону, на даний мо-
мент не є ні юридичним, ні фінансовим доку-
ментом.
Електронний квиток, дійсно, надає цілий
ряд переваг. Його не можна втратити, його не
можуть украсти. Немає необхідності щораз,
при внесенні змін, його переоформляти, на від-
міну від паперового еквівалента. При внесенні
змін, якщо вони дозволяються авіакомпанією і
якщо за цю зміну не передбачена додаткова
плата, нову роздруківку маршруту можна від-
правити пасажиру по електронній пошті. При
наявності ж чи доплати штрафних санкцій, па-
сажир може внести її прямо в аеропорті, безпо-
середньо перед вильотом у касі агентства і там
же одержати роздруківку з новими деталями
перельоту [7].
Також до переваг можна віднести:
– підвищення надійності зберігання інфор-
мації, зменшення ризику втрати важливої виро-
бничої інформації внаслідок недбалості персо-
налу або впливу зовнішніх факторів;
– значне підвищення ефективності викорис-
тання інформації за рахунок зменшення часу на
пошук необхідних документів та перегляд їх
електронних образів;
– забезпечення безпеки даних за рахунок то-
го, що робота в системі з незареєстрованої ро-
бочої станції неможлива, а кожному користува-
248
чу системи призначаються свої повноваження
на доступ до інформації;
– забезпечення доступу до інформації прак-
тично з будь-якої територіальне віддаленої ро-
бочої станції при наявності відповідних прав
доступу;
– інтеграція з іншими інформаційними сис-
темами підприємства [1].
Участь у світових авіаперевезеннях вимагає
від українських авіакомпаній невідкладного пе-
реходу на безпаперову (електронну) технологію
продажу квитків. В даний час в Україні елект-
ронний авіаквиток можна оформити на рейси
11 авіакомпаній. Завдяки інтерлайн-угодам з
іншими перевізниками, його можна оформити,
практично, на будь-який маршрут.
Наприкінці 2007 року за планами ІАТА за-
вершується епоха паперового бланка ВSР. Хоча
українські перевізники за винятком декількох
найбільш великих авіакомпаній здебільшого
обслуговують в основному внутрішні траси, і в
даний час майже не використовують ці бланки,
однак мається цілий ряд причин, у зв’язку з
якими багато авіакомпаній зацікавлені у форсу-
ванні переходу на нову технологію:
– усе більше число авіакомпаній зацікавлені
у висновку нових і в збереженні існуючих ін-
терлайнів із закордонними партнерами. Перехід
загальносвітового авіаринку на електронні про-
дажі вже торкається інтересів наших авіаком-
паній, оскільки закордонні перевізники у своє-
му прагненні мінімізувати витрати за рахунок
повного відмовлення від паперових бланків,
твердо мають намір розірвати угоди з авіаком-
паніями, що не забезпечують продаж електро-
нних квитків;
– умови конкуренції на внутрішньому ринку
перевезень. Дійсно найбільш авіакомпаній очі-
кують тільки дозволу законодавчих органів і
відповідних нормативних інструкцій, щоб за-
стосувати електронні технології у своїй комер-
ційній діяльності;
– можливість позбутися від істотної частки
витрат, зв’язаних з обслуговуванням паперових
перевізних документів.
Разом з тим, існує ряд труднощів, зв'язаних
із впровадженням і використанням електронно-
го квитка в Україні. Не завжди електронний
квиток сприймається авіапасажирами як пере-
візну документацію — бентежить те, що, за-
плативши солідну суму, замість звичного до-
кумента — авіаквитка з польотними купонами,
на руки видають роздруківку з маршрутом про-
ходження і деталями перельоту на звичайному
листі папера. Інша, ще більш серйозна пробле-
ма полягає в тому, що для того, щоб електро-
нний квиток в Україні міг виступати як фінан-
сово-звітний документ, на сьогоднішній день
необхідне використання паперового еквівален-
та, що звичайно застосовується при оформленні
квитків.
У Правилах повітряних перевезень пасажи-
рів і багажу, затверджених наказом Міністерст-
ва транспорту України, поняття «електронний
квиток» передбачено. У той ж час, в Україні
поки немає нормативних документів, що опи-
сують порядок обліку і роботи з електронним
квитком, не всі українські авіакомпанії готові
до його використання.
В даний час у Державіаслужбі України
створена робоча група, що займається впрова-
дженням електронних перевізних документів.
Група також вирішує питання, пов’язані з вне-
сенням в українське законодавство необхідних
змін, що будуть регулювати ходіння електро-
нних квитків. З огляду на специфіку нашого
ринку, факт переходу багатьох закордонні авіа-
компанії на електронний квиток і, саме голо-
вне, бажання тих клієнтів, що готові його вико-
ристати, Державіаслужбою України запропоно-
вано тимчасове рішення. У якості розрахунко-
вого документа, що підтверджує продажі елек-
тронного авіаквитка, дозволено застосовувати
перевізні документи, форма і правила користу-
вання яких затверджені приказом Укравіатран-
са. Ці бланки можуть служити фінансовим під-
твердженням покупки електронного авіаквитка
для бухгалтерії як звітний документ.
Продажі авіаперевезень з використанням
електронних квитків у даний час складають не-
значний обсяг у порівнянні з продажами, офо-
рмлюваними на звичайних паперових авіаквит-
ках, будь те власні бланки чи авіакомпаній ней-
тральні бланки ВSР. Експерти прямо зв'язують
розвиток продажів електронних авіаквитків з
збільшенням кількості користувачів Інтернет в
Україні. За рубежем велика частка авіапереве-
зень бронюється й оплачується саме через Ін-
тернет. В Україні ж бронювання і продаж з
оплатою кредитної картою за допомогою Ін-
тернет тільки розвивається.
Отже можна зробити висновок, що системи
електронного документообігу в тому чи іншому
виді присутні практично в будь-якій інформа-
ційній системі і є частиною систем керування
підприємства (ERP) і керування взаємин із клі-
єнтами (CRM), дозволяють не тільки обмінюва-
тися документами по каналах зв'язку, але й ор-
ганізовувати їхнє збереження, забезпечувати
доступ до різних варіантів документа, відслід-
249
ковувати його «життєвий цикл». Причому
останнім часом спостерігається тенденція ви-
ходу подібних систем за рамки однієї компанії,
тобто мова йде вже про міжкорпоративний до-
кументообіг.
Використання систем електронного докуме-
нтообігу значно скорочує час і спрощує процес
підписання документів. При великих кількос-
тях оброблюваних документів систем електро-
нного документообігу особливо ефективна, що
дуже важливо, наприклад, для авіакомпаній, що
здійснюють масове обслуговування своїх кліє-
нтів, - звичайно вони «задихаються» у потоці
паперів як усередині організації, так і між со-
бою і клієнтами. Зручне застосування електро-
нного документообігу й у випадку, коли учас-
ники системи знаходяться далеко друг від дру-
га, а вартість угоди порівняно невисока. Про
випадок «паперового» рішення питання багато
хто найчастіше відмовляються від взаємодії з
територіально вилученими контрагентами, на-
віть якщо їхні речення більш вигідні в порів-
нянні з пропонованими місцевими організація-
ми.
Впровадження електронних технологій є
складним багатофакторним процесом. Він тор-
кається більшості служб, пов’язаних з комер-
ційною стороною діяльності авіакомпаній,
включаючи вибудовування відносин з агентст-
вами, з аеропортами, авіакомпаніями-партне-
рами й іншими учасниками перевізного проце-
су.
БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК
1. Мазур В. І. Автоматизація введення купонів
авіаквітків авіакомпанії до корпоративної бази
даних / В. І. Мазур, В. Ф. Сураєв, О. В. Іванке-
вич, О. Ю. Мазур // Проблеми інформатизації
та управління, 2005 № 3 (14). - С. 99.
2. 2. Головань С. М. Процес оцінка безпека елект-
ронного документообігу / С. М. Головань,
А. М. Давиденко, Л. М. Щербак // Наук.-техн.
журнал «Захист інформації», 2005 № 4. - С. 107.
3. Микитенко Т. Современные информационные
технологии учета и аудита в управлении пред-
приятием // Научно-практичный журнал «Бух-
галтерский учет и аудит», 2005 № 10. -
С. 124.
4. Степанова Я. М. Основи електронного докумен-
тообігу: Навч. посіб. / Я. М. Степанова,
В. Я. Рассамакін – К.: Київ. нац. торг.-екон. ун-
т, 2004.
5. 5. Белуха Н. Электронные документы в бухгал-
терском учете // Научно-практичный журнал
«Бухгалтерский учет и аудит», 2003 № 9. - С. 3.
6. 6. Гречко А. В. Выбор коммерческой системы
электронного документооборота для развития
корпоративной информационной системы /
А. В. Гречко, А. С. Дегтяренко, О. Л. Перевоз-
чикова // УСиМ, 2004 № 3. - С. 56.
7. 7. Электронный билет на авиационном рынке
Украины // Еженедельный информационно –
аналитический журнал «Транспорт», 2006 № 42
(418). с.75.
ХристинаП_Т-41
 
Повідомлень: 1
З нами з: 25 листопада 2016, 09:54

Реклама

загрузка...

  • Реклама

Повернутись до Електронний документообіг

cron