У рамках галузі або корпорації мова йде навіть не про традиційну автоматизації каталогів бібліотек, а про побудову інтегрованої системи глобального масштабу, що забезпечує ефективний доступ і зберігання величезних обсягів документів в електронному вигляді. Причому, технологія повинна включати як засобу створення / наповнення супербанка даних, так і засоби забезпечення його належного функціонування та розвитку. Однак, якщо потреба в такій технології назріла вже багато років тому, то технічна можливість її реалізації з'явилася відносно недавно, як наслідок появи дешевих носіїв, підвищення ефективності високошвидкісних обчислювальних систем і мереж, нові інформаційні технології індексування надвеликих масивів даних, намітилося напрямок впровадження засобів штучного інтелекту , що дозволяють моделювати і аналізувати великі масиви інформації.
Загальну ідею можна окреслити наступним чином. Організовується розгортання високопродуктивної мережі, що включає графічні робочі станції і потужні сервери введення та обробки інформації. Для введення документів з паперових носіїв низької якості, використовуються промислові сканери потокового вводу. Система забезпечує ефективне індексування та повнотекстовий пошук інформації великого обсягу. Дані, необхідні для пошуку документів, що зберігаються в високопродуктивної і відмовостійкої системі пам'яті, а графічні образи документів - у вигляді зображень на носіях, характеризуються тривалим часом зберігання та дешевизною. Специфічна риса корпоративного електронного архіву - забезпечення повнотекстового пошуку. Побудова та підтримка системи атрибутивного пошуку, характерного для систем управління документообігом, виявляється неприйнятним внаслідок часових і вартісних обмежень.
Програмним ядром корпоративного електронного архіву по праву можна вважати технології індексування та пошуку. Перший напрямок, що іменується також корпоративним електронним архівом, відноситься до класу традиційних інформаційно-пошукових систем, заснованих на атрібутном пошуку структурованих даних. Альтернативне напрямок електронного архівування базується на принципі повнотекстового індексування неструктурованих даних і включає контекстно-незалежне індексування, що не залежить від природної мови, і контекстно-залежне індексування, що дозволяє оптимізувати індексацію і пошук з урахуванням специфіки морфології і семантики природної мови.
Як вже зазначалося, всі дані в системі можуть знаходитися в двох видах: пошуковий образ і образ власне документа. З-за високих вимог до швидкості доступу до пошукового образу документа та його цілісності, він повинен зберігатися в високошвидкісних відмовостійких системах, наприклад RAID-масивах.
Для зберігання образу документів використання магнітних дискових носіїв не представляється можливим внаслідок їх високої вартості. З урахуванням того, що більшість архівних документів, практично, не підлягають модифікації та видалення, бібліотеки на компакт-дисках можуть бути краще. Крім того, компакт-диски зручніше в роботі: їх автономне читання можна здійснювати на будь-якому комп'ютері, комплектованою приводом CD-ROM.
Microsoft Word
Компанія Microsoft створює пакет програм Windows 3.1, а потім і ще більш опрацьовану і доповнену версію Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. З найбільшою користю, на мій погляд, досягнення комп'ютерної техніки позначилися на діловодстві, рішення задач якого значно спростилося, а швидкість роботи помітно підвищилася.
Процес створення та оформлення документів досить не простий. Однак така програма як текстовий процесор Microsoft Word на багато полегшує і спрощує його.
Microsoft Excel
Створення документа за допомогою Microsoft Excel, дає можливість створювати структурно пов'язані документів, графічного ана-лізу у вигляді діаграм і графи-ков, містить операції:
- Зміна параметрів (ширини) рядків і стовпців;
- Робота зі списками;
- Використання абсолют-них посилань;
- Побудова діаграм;
- Редагування діаграм;
- Побудова змішаних діаграм і графіків;
- Створення коментарів.
