Системи управління документообігом на основі WEB-технологій

В цьому розділі розміщуємо цікаві статті, наукові праці та інші цікаві роботи
  • Реклама

Системи управління документообігом на основі WEB-технологій

Повідомлення Адміністратор » 28 листопада 2009, 16:05

Настала епоха Internet. Стали необхідні системи, які, по-перше, забезпечать спільне використання документів співробітниками підприємств та взаємодія між відділеннями, по-друге, нададуть можливість публікації документів на Web-сайті і, по-третє, підтримають електронну торгівлю з бізнес-партнерами та замовниками. Компанії, що мають власні інтрамережі на базі протоколу IP, мають можливість використовувати їх для подальшого розвитку систем управління та обробки електронних документів. Наприклад, можна перетворити всі паперові документи в електронні і зосередити їх в базі даних головного офісу, забезпечивши до них доступ по інтрамережі всім працівникам фірми, а по Internet - її клієнтам. Це дозволить знизити витрати на розповсюдження паперової документації за рахунок публікації необхідної інформації в Internet і інтрамережі і підвищити ефективність роботи з документами службовців компанії.

Останні десять років розвитку мережевих засобів показали, що сучасні підприємства не можуть обійтися без систем на базі web-технологій, тому що саме вони дозволяють остаточно перейти до безпаперовій технології, забезпечивши віддалений доступ до документів. Системи управління документами, що використовуються в даний час в корпоративних мережах, виконують завантаження та обробку усього потоку документів, що циркулюють в межах підприємства, тобто інформації, що пересилається між службовцями і відділеннями, а також забезпечують обмін документами зі споживачами, постачальниками, клієнтами та дистриб'юторами Основні функції системи управління документами - класифікація інформації, розміщення її в бібліотеках баз даних та надання користувачам інтерактивного доступу до документів. Право на роботу з документами визначається за допомогою ідентифікатора користувача та вхідного пароля, а можливість обробки інформації забезпечується програмними засобами, які дозволяють редагувати документи, колективно працювати з ними, а також обмінюватися ними по каналах електронної пошти. До цих пір такі системи впроваджувалися досить повільно і не користувалися успіхом у споживачів через те, що не могли запропонувати користувачам таких широких можливостей, які змусили б їх змінити звичні методи ведення бізнесу. Нові системи управління документами на базі Web мають всі шанси привернути увагу підприємств, причому головна причина їхньої популярності полягає в тому, що в якості клієнтської частини ці програми, клієнт / сервер використовують стандартний Web-броузер. За допомогою таких систем службовці, що працюють вдома, можуть миттєво отримати будь-які зміни, внесені в документи керівництвом компанії, підключившись до корпоративного сервера за допомогою модему чи мережевої карти і оглядача і знайшовши необхідний звіт у бібліотеці бази даних. Замовники отримують можливість звернутися до Web-сайту підприємства і, клацнувши мишею по піктограмі, що відповідає засобам обслуговування клієнтів, автоматично підключитися до бібліотеки бази даних, щоб перевірити, відправлені чи замовлені вироби. У попередніх, традиційних системах управління документами на комп'ютері потрібно встановити клієнтську частину цього додатка, що обмежувало можливості використання даного продукту. Крім того, для кожного користувача, що приймає участь у колективній роботі з документами, компанія повинна була придбати у постачальника ліцензію, що призводило до значних матеріальних витрат. Системи управління документами на базі Web не вимагають витрат на клієнтське програмне, дозволяючи економити значні кошти.

Найбільш приваблива сторона систем управління документами на базі Web - економія коштів. У кінцевому рахунку Web-системи управління документами можуть також виконувати функції автоматизації ділових процедур, здійснюючи не тільки поділ документів на категорії та взаємодія з бібліотеками баз даних, а й маршрутизацію документів. Ще одна функція майбутніх систем управління документами полягає в наданні доступу до корпоративних інформаційних бібліотекам як співробітникам підприємств, так і компаніям-партнерам, які зможуть отримати специфікації на продукцію, графіки постачання виробів та іншу інформацію, не представляє комерційної таємниці. Основні причини, які можуть сповільнити розвиток засобів управління документами на базі Web, - це ризик, пов'язаний з недостатнім захистом інформації в системі Web, і складність розробки розвинених додатків на основі моделі "слабкий клієнт / потужний сервер".

Оскільки документи стають все більш різноманітними і орієнтованими на Internet, користувачам буде потрібно засоби, які здатні маніпулювати як текстами, так і зображеннями, відео і звуком.

Internet виконує дві функції - по-перше, служить проводить середовищем для обміну інформацією між організаціями, що працюють в галузі стандартизації, і, по-друге, виступає в ролі середовища для швидкої розробки додатків. Інтрамережа доступна лише структурним підрозділам організації, зовнішні користувачі мають доступ тільки на Web-вузол.

Найбільш складною є проблема захисту інформації. Якщо мова йде про одностороннє доступі до інформації, забезпечити надійний захист легко: достатньо надати зовнішнім користувачам, які звертаються до бібліотек документів через Web, право тільки шукати і читати дані. Такий вид доступу означає, що компанія дозволяє стороннім особам отримати певну внутрішню інформацію без реєстрації в корпоративній мережі і без отримання будь-яких прав на керування даними. Це значно знижує небезпеку внесення несанкціонованих змін до відповідальну інформацію. У цьому випадку користувач за допомогою Web-броузера може тільки ознайомитися з даними, розміщеними на Web-сервер, який встановлений між ним і внутрішньою мережею корпорації.

Коли система управління документами застосовується для двостороннього доступу до інформації, а саме цей спосіб спільного використання документів особливо приваблює підприємства, проблема захисту ускладнюється. Тепер для забезпечення безпеки корпоративної бази даних потрібні спеціальні програми, що регламентує права доступу. Крім того, на клієнтському комп'ютері повинно бути встановлено спеціальний додаток, що підтримує зв'язок з сервером підприємства і що дозволяє йому реєструвати документи, до яких звертається користувач, і зміни, внесені останнім. В даний час більшість систем, призначених для керування документами в системі Web, включають розвинене серверне програмне забезпечення та невелику клієнтську частину, розраховану на так званого "слабкого" клієнта, тобто пристрій, що не має потужного процесора і здатне забезпечити тільки перегляд інформації з допомогою Web-броузера. Ці системи не дозволяють повністю контролювати доступ користувачів до інформації.

Хоча проблеми з захистом даних поки не вирішені, Web-додатки для роботи з документами можуть одержати широке поширення не через 5-10 років, а набагато раніше. Система управління документами на базі Web - універсальний інструмент для більшості підприємств, тому що в ній використовується єдиний інтерфейс (Web-броузер), що забезпечує зв'язок між різними платформами. Звичайно, дана технологія потребує додаткових коштів захисту, проте переваги універсального доступу до інформації переважують цей недолік. У той же час швидкий технічний прогрес дозволяє сподіватися, що надійні засоби захисту для систем управління документами на базі Web з'являться незабаром. Традиційним засобом захисту інформації в інтрамережі служить брандмауер, розташований між інтрамережа і Internet. Для перевірки прав користувачів застосовуються ідентифікаційні картки з кодуванням, а також ідентифікатори та паролі. Пересилати документи через брандмауер на зовнішні Web-сайти дозволено обмеженому колу службовців корпорації. Всі ці заходи плюс засоби захисту серверів і повна заборона на доступ до мережі із зовнішніх Web-вузлів створюють умови для безпечної та зручної роботи персоналу.

Стратегічно важливі дані можна зберігати на мейнфрейми, не підключеному до інтрамережі і Internet. Починати слід з впровадження найбільш простого варіанту системи - перевірити її в інтрамережі компанії, і тільки після цього організовувати зовнішні зв'язки через Web-сервер.

Разом, з метою забезпечення безпеки від несанкціонованого доступу через Internet, можна використовувати також такі заходи:

1. Вбудовування в центральний вузол програмно-апаратний комплекс, який виконує функції брандмауера.
2. Фільтрація пакетів і аутентифікація користувачів
3. Забезпечення внутрішнього зв'язку між вузлами за допомогою корпоративної інтрамережі, що має локальні IP-адреси, не зареєстровані в Internet і, отже, недоступні із зовнішнього світу.
4. Огородження виходу в зовнішню мережу proxy-сервером, який перетворює внутрішні IP-адреси в глобальні, обмежує вхідний і вихідний трафік, реєструється зовнішніх Web-сайтів, відвідуваних користувачами.
5. Застосування різних протоколів на локальних серверах, що містять особливо важливі бази даних, і на Web-серверах, що утруднює несанкціонований доступ до баз даних. Це може дещо зменшити переваги web-технології.
6. Впровадження механізмів управління доступом в саму систему управління документообігом (список управління доступом, рівень доступу, ролі, групи користувачів, шифрування і т. д.).
Я тоже умею летать! Только у меня крылья в химчистке...
Аудиокниги онлайн
Аватар користувача
Адміністратор
Администратор
 
Повідомлень: 70
З нами з: 28 листопада 2008, 03:57
Звідки: Київ, Україна

Реклама

загрузка...

  • Реклама

Повернутись до Статті, наукові праці та інше

cron