Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади

(згідно Постанови КМУ від 30 листопада 2011 р. N 1242)

Нещодавно Постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (надалі Постанова № 1242) набула сили нова Типова інструкція з діловодства ( надалі Типова інструкція).

З набранням чинності зазначеною постановою, відповідно, втратила чинність Примірна інструкція з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», згідно Постанови КМУ від 17 жовтня 1997р. N 1153 [1].

В пункті 2 Постанови № 1242 [2] Кабінет Міністрів України зобов'язує центральні органи виконавчої влади, Раду міністрів Автономної Республіки Крим і місцеві органи виконавчої влади у тримісячний строк розробити відповідно до Типової інструкції і затвердити за погодженням із державними архівними установами власні (індивідуальні) інструкції з діловодства й типові інструкції з діловодства для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери їх управління.

В пункті 3 Постанови № 1242 Кабінет Міністрів України рекомендує органам місцевого самоврядування розробити й затвердити власні інструкції з діловодства відповідно до зазначеної Типової інструкції.

На відміну від Примірної інструкції, що застосовувалася на підприємствах для розроблення індивідуальних інструкцій із діловодства впродовж 1998-2011 років й мала рекомендаційний характер, положення Типової інструкції є обов'язковими для всіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, а також для підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади.

Індивідуальні інструкції з діловодства розробляються організаціями вищого рівня (міністерствами, державними комітетами, іншими органами державної влади, центральними установами країни, великими корпораціями, концернами, асоціаціями, товариствами та компаніями) для мережі підвідомчих організацій або дочірніх підприємств, однорідних за характером діяльності. Вони є нормативно-методичними посібниками для підготовки індивідуальних інструкцій конкретними підвідомчими організаціями. Зазначене не виключає можливості користування Типовою інструкцією всіма іншими суб’єктами господарювання (як юридичними так і фізичними особами - підприємцями) незалежно від форми власності та їх підпорядкування.

&Нова типова інструкція є важливим нормативно-правовим актом, що:

  • встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства;
  • регламентує організацію діловодства;
  • установлює вимоги до документування управлінської інформації і організації роботи з документами в установах (організаціях) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.

Складається зазначена Типова інструкція з п’яти розділів:

  1. Загальні положення.
  2. Документування управлінської інформації.
  3. Організація документообігу та виконання документів.
  4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві.
  5. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання.

Розглянемо кожен з вищезазначених розділів більш детально.

Розділ 1. «Загальні положення»

У пункті 2 зазначено, що порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві установи визначаються окремими нормативно-правовими актами. Таким чином Типова інструкція, як і попередня Примірна, зорієнтована лише на організацію традиційного документообігу.

Згідно з третім пунктом розділу установи організовують діловодство на підставі власних інструкцій із діловодства, що розробляються, зважаючи на Типову інструкцію, а також регламенти й національні стандарти на організаційно-розпорядчу документацію.

Разом з тим виникає невідповідність між назвами реквізитів в Типовому положенні і Національному стандарті ДСТУ-4163: Державна уніфікована система документації [3]. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації, як це видно з таблиці 1.

Таблиця 1.

Порівняння назв реквізитів в стандарті ДСТУ-4163 та Типовій інструкції


рекві-
зиту

Згідно ДСТУ-4163

Згідно Типової інстоукції

01.

Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим

Зображення Державного герба України

02

Код організації

Код установи

06.

Назва організації вищого рівня

Найменування установи вищого рівня

07.

Назва організації

Найменування установи

08.

Назва структурного підрозділу організації

Найменування структурного підрозділу установи

09

Довідкові дані про організацію

Довідкові дані про установу

12.

Реєстраційний номер документа

Реєстраційний номер документів

13

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа

14.

Місце складання або видання документа

Місце складання або видання

15

Гриф обмеження доступу до документа

Гриф обмеження доступу

27

Відмітка про наявність документа в електронній формі

Відмітка про наявність копії документа в електронній формі

31.

Відмітка про надійдення документа до організації

Відмітка про надходження документа до установи

Разом з тим вимоги Типової інструкції до змісту й розташування цих та інших реквізитів документів цілком відповідають вимогам ДСТУ 4163-2003. Зважаючи на те, що типова інструкція як нормативно-правовий акт має обов’язковий характер, а ДСТУ 4163-2003 – лише нормативний необхідно керуватись саме Типовою інструкцією.

У четвертому пункті розділу І Типової інструкції визначено, що відповідальність за якість і належний рівень підготовки відповідних документів, а також за організацію діловодства в установах у цілому та в їх окремих структурних підрозділах несуть керівники установ і керівники структурних підрозділів. Ці вимоги були й у попередній інструкції.

У пункті 5 розділу І Типової інструкції визначено, що організація діловодства в установах покладається на їх структурні підрозділи (департаменти, управління, відділи, сектори) діловодства (документаційного забезпечення), загальні відділи, канцелярії тощо (далі служби діловодства), а в шостому пункті розділу І Типової інструкції визначено функції та обов'язки служби діловодства, які в порівнянні з Примірною інструкцією доповнені такими пунктами:

- регулярне проведення перевірки стану діловодства в структурних підрозділах установи, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;

- участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;

- проведення аналізу інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень.

Розділ 2. Документування управлінської інформації

Другий розділ Типової інструкції дещо змінив свою назву «Документування управлінської інформації» в порівнянні з Примірною інструкцією, який називався «Документування управлінської діяльності установ». Цим він приведено у відповідність до ДСТУ 2732:2005, де діловодство визначалось як сукупність процесів щодо документування управлінської інформації та організування роботи зі службовою документацією.

У пункті 9 Типової інструкції підкреслюється, що документування управлінської інформації полягає у створенні документів, у яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.

На початку розділу по аналогії з ДСТУ 4163-2003 наведено загальні вимоги до створення документів, а також вимоги до бланків документів, оформлення деяких реквізитів документів, складання деяких видів службових документів.

У пункті 29 зауважено, що код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД, вище назви виду документа, а рішення щодо необхідності фіксування коду форми документа приймає керівник установи окремо щодо кожного виду документа;

Згідно з пунктом 31 Типової інструкції довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу. Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності — назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

У Примірній інструкції, як це підкреслює О. Загорецька [5], не були прописані вимоги до оформлення поштової адреси, а поряд із вимогами до оформлення реквізиту «Адресат», елементом якого також може бути поштова адреса, були наведені приклади, у яких порядок і форма запису відомостей про адресу установи відповідали правилам користування послугами поштового зв'язку, чинним у 90-і роки минулого століття. Саме у зв'язку із цим, деякі установи нехтували постановою КМУ від 4 жовтня 2000 року № 1515 «Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку» [6] і на своїх бланках оформлювали поштові адреси застарілим способом. Нарешті Типова інструкція зобов'язує установи привести свої бланки у відповідність із чинним законодавством;

У пункті 58 Типової інструкції з приводу електронного підписання зазначено: засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.

Щодо застосування в разі підписання службових документів факсиміле в пункті 59 розділу II зауважено: факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного чи іншого копіювання не допускається. Такого важливого застереження Примірна інструкції № 1153 не містила.

Зовнішнє погодження документів за потреби, визначеної законодавством, згідно з пунктом 72 Типової інструкції, здійснюється в такій послідовності:

— установами однакового рівня та іншими установами;

— з громадськими організаціями;

— з органами, які здійснюють державний контроль у певній сфері;

— з установами вищого рівня.

На відміну від Примірної у пунктах 84-106 Типової інструкції, досить детально викладений порядок оформлення, візування, засвідчення й доведення до виконавців розпорядчих документів, що стосуються основних питань діяльності, адміністративно-господарських і кадрових питань, а також спільних розпорядчих документів, що видаються установами одного рівня.

Порядок складення й оформлення протоколів засідань колегіальних органів деталізовано у пунктах 107-122 .

Багато уваги у другому розділі Типової інструкції приділено також складанню таких видів документів, як: накази (розпорядження); протоколи; службові листи; документи до засідань колегіальних органів;документи про службові відрядження.

У пункті 123 подана класифікація службового листування, й зазначено, що службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:

  • відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб;
  • відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України; —- відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
  • відповіді на запити інших установ;
  • відповіді на звернення громадян;
  • відповіді на запити на інформацію;
  • ініціативні листи;
  • супровідні листи.

Щодо порядку підготовки й оформлення документів до засідань колегіальних органів і документів, що стосуються службових відряджень то він у Типовій інструкції, майже не зазнав змін.

 

Розділ 3. Організація документообігу та виконання документів

У розділі регламентовано: вимоги щодо раціоналізації документообігу; облік обсягу документообігу; приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи;  попередній розгляд документів; реєстрація документів; організація передання документів та їх виконання; організація контролю за виконанням документів; інформаційно-довідкова робота з документами; порядок опрацювання та надсилання вихідних документів.

На особливу увагу в третьому розділі заслуговують пункти, яких не було в Примірній інструкції і які дають відповіді на найпоширеніші запитання, що виникають у працівників служби діловодства.

Так, у пункті 146 визначено правила підрахунку обсягу документообігу: підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації. За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів. Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію. Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства й подаються керівництву установи для вжиття заходів для вдосконалення роботи з документами.

У пункті 148 визначено перелік документів, що доставляються до установ каналами електрозв'язку: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису, документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).

У пункті 155 визначено порядок опрацювання факсимільних повідомлень: у разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі чи за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється й про це обов'язково інформують відправника.

Пунктом 172 зазначеного розділу регламентовано формування банку реєстраційних даних в електронному вигляді, зокрема: у разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі — центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи й місце їх розташування;

Пунктом 206 визначено порядок проведення перевірки ходу виконання документа, яка повинна проводиться на всіх етапах його проходження до закінчення строку виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:

завдань на наступний рік — не рідше разу на рік;

завдань на наступні місяці поточного року — не рідше разу на місяць;

завдань на поточний місяць — кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення строку чи за запитами.

Якщо в установі налагоджено систему електронного документообігу, виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.

В порівнянні з Примірною Типова інструкція містить певні оновлення, пов’язані з ухваленням Закону України «Про доступ до публічної інформації» від 13 січня 2011 року № 2009-VI [7] та Указом Президента України «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» від 5 травня 2011 року № 547/2011[8].

Так, зокрема в пункті 164 визначені групи документів, у межах яких ведеться реєстрація службової документації. Документи, як зазначено в Типовому положенні, повинні реєструватись за групами залежно від назви виду, автора та змісту документів. Наприклад, окремо треба реєструвати: акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, що надійшли до установи; накази (розпорядження) з основних питань діяльності установи; накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань; накази (розпорядження) з кадрових питань (відповідно до їх видів і строків зберігання); рішення колегії; акти ревізій фінансово-господарської діяльності; бухгалтерські документи; заявки на матеріально-технічне постачання;службові листи; звернення громадян;запити на інформацію.

В абзаці другому пункту 188 визначено перелік документів, виконання яких підлягає першочерговому контролю, а саме: обов'язково контролюється виконання завдань, передбачених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.

Дуже важливою та корисною, як підкреслює О. Загорецька [9], є частина третього розділу, присвячена організації передання документів на виконання від служби діловодства до безпосередніх виконавців (п.174-186).

В Типовій інструкції вперше регламентована інформаційно-довідкова робота з документами. Зокрема в пункті 213 визначено перелік класифікаційних довідників, що повинні розробляться службою діловодства для підвищення ефективності роботи пошукової системи, а саме: класифікатор із питань діяльності установи; класифікатор видів документів; класифікатор кореспондентів; класифікатор резолюцій; класифікатор виконавців; класифікатор результатів виконання документів; номенклатура справ.

Розділ 4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

У розділі визначено порядок складання номенклатури справ, їх формування та зберігання документів в установах.

Так, у другому абзаці пункту 231 визначено крайню дату підготовки номенклатури справ структурного підрозділу, зокрема: номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство в структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють у підрозділі.

В пункті 236 докладно прописано порядок і рекомендації щодо заповнення граф номенклатури справ.

Питання зберігання документів в установах в новій інструкції практично залишились без змін.

Розділ 5. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

В розділі встановлено вимоги до: проведення експертизи цінності документів; складення описів справ; оформленні справ; переданні справ в архів установи.

Так, у пункті 265 міститься суттєве зауваження щодо оформлення акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, а саме: акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї уста-нови. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

Багато уваги в розділі (пункти 266-279) приділено складанню описів на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та складанню описів з кадрових питань (особового складу).

У пункті 282 Типової інструкції, порівняно з відповідним пунктом Примірної інструкції, розширено перелік справ, до яких слід складати внутрішні описи, а саме зазначається, що: справи з грифом «Для службового користування», особові й окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією установи.

Крім того, в пункті 288 міститься застереження стосовно оформлення обкладинки справ: написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.

Пункт 295 Типової інструкції є останнім важливим пунктом, оскільки  у його першому абзаці регламентовано порядок оформлення й передання в архів справ ліквідованих і реорганізованих структурних підрозділів установи: у разі ліквідації чи реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, у період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи в справи, оформлює справи й передає їх в архів установи незалежно від строків зберігання. Передання справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.

Додатки до типової інструкції

Безумовно, цінність Типової інструкції полягає й у додатках до неї, найменування яких подано в таблиці 2.

Таблиця 2.

 

 

1

Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів

2

Зразок загального бланка установи

3,4

Зразки бланків листа

5

Зразок бланка наказу

6

Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження

7

Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

8

Форма журналу реєстрації відряджень

9

Форма річного звіту про обсяг документообігу в установі

10

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства

11

Форма журналу реєстрації вхідних документів

12

Форма журналу реєстрації документів, створюваних установою

13

Форма реєстраційно-контрольної картки

14

Порядок заповнення реєстраційно-контрольної картки

15

Строки виконання основних документів

16

Форма зведення про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю

17

Форма переліку документів, не виконаних у встановлений строк

18

Шаблон номенклатури справ структурного підрозділу

19

Шаблон зведеної номенклатури справ установи

20

Шаблон акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду

21

Шаблон опису справ структурного підрозділу

 

Розглядаючи додатки слід звернути увагу на те, що:

- форми, наведені в додатках 9,11,12,16 і 17, не є уніфікованими, у разі потреби вони можуть доповнюватися додатковими графами;

  • до додатка 6, порівняно з аналогічним додатком Примірної інструкції, додано такі документи: номенклатура справ; описи справ; посадові інструкції; протоколи засідань колегіальних органів.
  • до додатка 7, порівняно з аналогічним додатком Примірної інструкції, додано такі документи: номенклатури справ; описи справ; спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ; трудові книжки.
  • замість «посвідчень про відрядження» зазначено: документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб;
  • у додаток 10, порівняно з попереднім примірним переліком документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, який додавався до Примірної інструкції, не включено: листи, що надійшли в копії до відома; телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки; повідомлення про засідання, наради, збори й порядок денний.

Разом з тим, до нового Примірного переліку документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства, додано договори.

Підтримуючи мою колегу к.і.н. О. Загорецьку та її керівника й мого вчителя д.і.н., проф. С. Г. Кулешова, начальника відділу документознавства Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства, виражаю надію, що затвердження нової інструкції з діловодства забезпечить послідовність і неухильність дотримання вимог нормативно-правового регулювання у сфері діловодства, дасть змогу уніфікувати процеси документування управлінської діяльності та підвищити ефективність і результативність прийняття управлінських рішень на переважній більшості підприємств, установ і організацій України.

Використана література

  1. Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», згідно Постанови КМУ від 17 жовтня 1997р. N 1153.
  2. Про затвердження Типової  інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади: Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242.
  3. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003) : Національний стандарт України, затверджений наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55.
  4. Державний класифікатор України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98.
  5. Загорецька О. Нова інструкція з організації діловодства: коментар фахівця / Загорецька // Діловодство та документообіг. - №1.- 2012.- С.8.
  6. Про внесення змін до Правил користування послугами поштового зв'язку:   постанова КМУ від 4 жовтня 2000 року № 1515
  7. Про доступ до публічної інформації : закон України від 13 січня 2011 року № 2009-VI.
  8. Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації: указ Президента України від 5 травня 2011 року № 547/2011.
  9. Загорецька О. Нова інструкція з організації діловодства: коментар фахівця / Загорецька // Діловодство та документообіг. - №1.- 2012.- С.11.



Форум Карта сайту Пошук по сайту