"Загальне діловодство: теорія та практика керування управлінською документацією"

Палеха Ю. І.; вид. "Ліра-К", Київ-2013

У навчальному посібнику комплексно висвітлено питання документаційного забезпечення сучасного управління з урахуванням вимог нових законів, інструкцій та стандартів, новітніх тенденцій розвитку діловодства, яке подано як результат розвитку і самовдосконалення цілісної комунікативної системи, як вияв потреби об’єкта управління у вищому рівні впорядкування, як культура операційної управлінської технології.

Посібник включає питання як безпосереднього створення і оформлення документів, так і висвітлення організації діловодного процесу. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, велика увага приділена систематизації документації, особливостям керування документацією. В посібнику вперше деталізовано технологічні аспекти роботи як з традиційними так і електронними документами. Посібник допоможе студентам при вивчення дисциплін «Діловодство», «Документаційне забезпечення управління» та «Керування документацією». Практичні завдання і тести дозволять проконтролювати ступінь засвоєння знань.

Розрахований на фахівців, керівників організацій, працівників діловодних служб, викладачів і слухачів системи підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та всіх, хто прагне до високої культури роботи з документами.

Передмова

"Загальне діловодство: теорія та практика керування управлінською документацією"Духовний прогрес народу неможливий без глибокого пiзнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Сотнi рокiв бездержавності, протягом яких жорстоко нищилася наша культура, десятиліття панування тоталітарної системи, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію багатьох націй, деформували всi сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фiзичне та духовне насильство над усiм, що стосувалося українцiв як нацiї, призвело до вiдчуження народу вiд власної культури. Забувалися мова, традицiї, руйнувалися усталені норми життя. Українську мову офiцiйно забороняли (укази Петра I, Валуєвський циркуляр, Емський указ та ряд інших), оголошували придуманою нiмцями, вважали дiалектом росiйської чи польської, дивились як на «холопську», призначали тiльки для «домашнього вжитку».

Що ж до українського дiлового мовлення, то його не допускали у сферу науки і технiки, на фабрики і заводи, в армiю і спорт, тобто в царини, завжди важливі для повноцінного функцiонування нацiонального органiзму. Дiловодство в усіх галузях виробництва та управління велося росiйською мовою. Органiзацiї i установи підпорядковувалися об’єднанням, об’єднання республiканським галузевим мiнiстерствам чи вiдомствам, загальносоюзним структурам. Централізоване управлiння на всiх рiвнях забезпечувалося документами, складеними росiйською мовою.

Сьогодні українська культура - це основа національного духовного поступу. В Україні забезпечено вільний розвиток усіх навчально-культурних і релігійних об’єднань. Українська мова утвердилась як державна з одночасним створенням умов для вільного розвитку мов меншин.

Сучасне діловодство стало результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період починаючи з виникнення  і  розвитку  писемності,  появи  документів й організації їх руху,

зростання обсягів інформації про навколишнє середовище, поширення знань через неформальні канали їх передачі, фіксацію релевантної інформації. створення діловодних органів, побудови управлінських документних масивів, систематизації та уніфікації документації, впровадження автоматизованих систем автоматизації діловодства та документообігу.

Ділове документування, організація виконання документних процесів, керування документацією  на сучасному етапі розвитку суспільства повинні бути зорієнтовані на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших електронних засобів), подальшу автоматизацію контролю виконання прийнятих рішень, впровадження комплексних систем керування документацією. Водночас службові документи, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такі залишаються нагальною потребою суспільства і вимагають певної культури роботи з ним.

У цій праці робиться спроба подати документаційне забезпечення управлінської діяльності, діловодство, як узагальнене, системне явище, як вияв потреби об’єкта управлiння в керуванні документацією, що проявляється у вищому рiвнi впорядкування, необхiдного учасникам виробничого процесу, як культура операцiйної управлiнської технологiї, що становить частку загальної культури  української нації.

Посібник включає основні поняття з діловодства, вимоги до оформлення документів, написання й розміщення реквізитів на них, висвітлення організації дiловодного технологiчного циклу, керування документацією, оформлення і перемiщення документiв, контроль за їх виконанням, побудову пошуково-довiдкового апарату. Наведено розгорнутi характеристики основних нормативних положень щодо створення документiв, якi мусить знати управлiнський персонал для оперативної орiєнтацiї при виборі управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню службових документів, в першу чергу управлінських: а саме, нормативно-правових, організаційно-розпорядчих, довідково-інформаційних тощо. Детально описано технологію діловодних процесів, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи щодо оперативного пошуку та опрацювання необхідної інформації, передачі її до архіву.

Поданий у ній матеріал включає як безпосередньо створення  документів, так і висвітлення діловодного технологічного циклу: оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, пошуково-довідковий апарат. Наведено розгорнуті характеристики основних норма­тивних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації при виборі управлінських рішень.

В кінці  посібника розміщено словник вжитих найголовніших термінів та назв документів, що може стати запорукою швидкого знаходження необхідної інформації.

Окрім зазначеної книги серія посібників «Культура діловодства» містить ще чотири частини:

  • книга  II— «Кадрове діловодство»
  • книга III — «Діловодство в підприємницькій сфері»
  • книга IV — «Діловодство в дипломатичній діяльності»
  • книга V  — «Діловодство в праводіловій сфері»

У другій книзі розглянуті питання ведення кадрової документації як одного з елементів управління персоналом.. Особливе місце відведене питанням документаційного забезпечення руху працівників, веденню  особових справ, карток і книжок обліку особового складу, документуванню роботи з резервом, проведенню атестацій, надання матеріальної допомоги, призначення пенсій, нагороджень тощо.

В третій книзі розглянуто склад та особливості ведення документації з господарської, торгівельної, зовнішньоекономічної діяльності, обліково-фінансової та інших видів документації, необхідних для реалізації організацією її функціональної мети. Наведено оптимальні переліки реквізитів, які допомагають користувачам швидко пiдготувати той чи інший документ.

В четвертій книзі розглядаються документознавчі аспекти історії створення вітчизняних дипломатичних служб починаючи з 1917-1919 рр., наводяться правові засади та порядок їх організації. В посібнику наведено зразки дипломатичних документів, що послідовно відображають етапи   розвитку вітчизняної дипломатії. В розділі “Підготовка міжнародної договірно-правової документації” значна увага приділена порядку укладання міжнародних договорів, організації їх виконання та припинення дії. В розділі “Документи дипломатичного листування та статусні документи” побудова й ведення дипломатичного листування  подано як важливий аспект дипломатичної практики, розкриваються особливості складання традиційних, а також нестандартизованих дипломатичних  документів. Розділ  “Документування внутрішньо-відомчої діяльності” присвячено створенню і веденню довідково-інформаційної, звітно-облікової документації, а також документуванню протокольних заходів і складанню візових документів.

В п'ятій книзі розглянуто  питання використання юридичної термінології,   вимоги до  створення і оформлення документів  праводілової сфери,  правила  їх оформлення,   особливості користування печатками і штампами, виконання документів з грифом  обмеженого  доступу.

Приділена  відповідна увага складанню і вимогам до документування у дипломатичній сфері нормативно - правових  актів. В окремі розділи виділені питання  складання, оформлення та організації руху документів.

Викладений у серії посібників матеріал стане у нагоді кожному управлінцю, службовцю, фахівцю, оскільки вміщує широке коло ділових паперів, які щоденно надходять та виходять з установи, організації чи підприємства. Оформлення документа, написання тексту з дотриманням встановлених правил, чітке виконання діловодних процесів завжди будуть свідчити про рівень культури діловодства як складової всієї організаційної культури підприємства.

Під час написання посібника враховані поради, зауваження та міркування провідних фахівців Міністерства юстиції України,  Міністерства освіти і науки України,  Міністерства зовнішніх справ за що автор цього посібника  їм щиро вдячний.

Автор сподівається, що посібник сприятиме не тільки підвищенню рівня культури роботи з документами тих, хто навчається, а й подасть практичну допомогу тим, кому доводиться мати справу з керуванням управлінською документацією, а також популяризації української ділової мови.

Форум Карта сайту Пошук по сайту