Складання номенклатури справ відділу кадрів

Визначення поняття і призначення

Номенклатура справ — це обов’язковий для кожної установи систематизований і проіндексований список назв справ із зазначенням строків їх зберігання. Номенклатура справ як документ, обов’язкова для кожної установи. Вона забезпечує обгрунтований розподіл документів, встановлення єдиної системи формування справ, їх облік, швидкий пошук документів за змістом та різновидом, відбір документів у процесі діловодства для державного зберігання.

Номенклатура справ є класифікаційним довідником і використовується при вибудовуванні інформаційно-пошукової роботи. До неї включаються всі документи, що утворюються в результаті діяльності підприємства, крім технічної документації та друкованих видань (брошур, бюлетенів, реферативних журналів, експрес-інформації тощо).

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними. Групування документів закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно.

Номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюється їм при реєстраціх, оскільки індекс документа вміщує як індекс структурного підрозділу структури так і номер справи за номенклатурою.

Таким чином, номенклатура справ визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Вона може використовуватись як схема побудови довідкової картотеки віпрацьованих документів і являється звітним документом архівного підрозділу.

Види номенклатур справ

Складання номенклатури справ відділу кадрівРозрізняють три види номенклатур справ: типова, примірна (взірцева) й індивідуальна. Типова номенклатура справ складається для однорідних за характером діяльності і структурою установ. Вона встановлює типовий склад справ з єдиною системою індексації і є нормативним документом. Примірна номенклатура справ встановлює орієнтовний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер. Типові і примірні номенклатури справ розробляються установами вищого рівня для мережі підвідомчих установ і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур. Незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ кожна установа мусить мати індивідуальну номенклатуру справ. Вона складається зазвичай з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.

Номенклатуру справ структурного підрозділу розробляє особа, відповідальна за діловодство в ньому із залученням провідних спеціалістів. Керівник структурного підрозділу підписує та обов’язково погоджує номенклатуру справ з особою, відповідальною за архів установи. Складається номенклатура справ на підставі вивчення документів, що утворюються у процесі діяльності структурного підрозділу з усіх питань. Основними принципами побудови номенклатури справ є: єдність підходів до обліку, систематизації, опису й пошуку документів; застосування індексації документів, що забезпечує внесення до відповідних розділів номенклатури справ змін, доповнень і поправок; стабільність індексів справ; збереження за номенклатурою справ функції обліку документів. Під час складання номенклатури справ відділу кадрів слід керуватися положенням про кадрову службу її штатним розкладом, планами і звітами про проведену роботу, переліком документів із зазначенням строків їх зберігання, номенклатурою справ за попередні роки. При цьому вивчаються всі документи, що створюються в діяльності відділу кадрів, їх види і склад.

Групування документів у справи в кадровій службі

Документи після їх виконання групують у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій, узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів. Головною частиною заголовка справи є виклад питання (предмета), з якого вона заводиться.

Розміщення справ у номенклатурі кадрової служби мусить відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, що знаходяться в конкретних справах.

Першою як правило, розміщується група справ, яка містить документи вищих установ, далі — група організаційно-нормативної документації (статути, положення тощо), потім — розпорядча документація самої установи (постанови, накази, розпорядження і т. ін.), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, які містять листування з органами вищого рівня.

Кожна справа, включена до номенклатури справ відділу кадрів, повинна мати умовне позначення — індекс (арабськими цифрами). Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. За наявності у справі томів (частин) індекс проставляється на кожному томі із зазначенням т.1, т.2 і т.д. Наприкінці діловодного року номенклатура справ відділу кадрів обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених протягом року справ. Підсумковий запис в номенклатурі справ відділу кадрів скріплює своїм підписом особа, відповідальна за діловодство в структурному підрозділі.

Згруповані в справи документи зберігаються в установі протягом термінів зберігання, зазначених у Номенклатурі справ. При визначенні термінів зберігання та їх відбору за включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) або для знищення керуються вимогами вказівок щодо застосування Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ та відомств із зазначенням термінів зберігання документів (може бути використаний і недержавними організаціями).

Номенклатура справ відділу кадрів як і кожного структурного підрозділу установи складається у трьох примірниках, на кожному обов’язково заповнюється гриф погодження з ЕК (експертною комісією) структурного підрозділу і завідувачем архіву (особою, відповідальною за архів установи). Примірники номенклатури використовуються так: 1-й — недоторканий, зберігається у структурному підрозділі; 2-й — передається до канцелярії установи; 3-й — використовується для формування справ і пошуку потрібного документа.

Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться канцелярією в єдину (зведену) номенклатуру справ установи. Номенклатура справ структурного підрозділу, як і зведена номенклатура справ установи, щороку (не пізніше листопада — грудня) переглядається, аналізується і уточнюється. Після внесення відповідних змін вона передруковується і затверджується керівництвом відповідних рівнів.

Повторному перегляду і погодженню з архівними органами номенклатури справ підлягають раз на п’ять років або в разі змін у структурі, функціях та характері роботи установи.

Реквізити номенклатури справ: назва структурного підрозділу; відділ кадрів; дата; індекс; місце складання; гриф затвердження; заголовок до тексту (наприклад, «На 2007р.»); текст (заповнюють табличну форму); підпис; візи; позначка про виконання документа й направлення його до справи.

Номенклатура справ — це документ, який створюють на спеціальному багатосторінковому трафаретному бланку формату А4 (див. зразок).

У номенклатуру справ як структурного підрозділу, так і зведену по установі включаються найменування справ, що відображають всі документальні ланки її роботи. Можуть бути включені і незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для їх подальшого продовження, в тому числі довідкові і контрольні картотеки номенклатурних справ тощо. Справи з питань, вирішення яких триває понад один рік (перехідні справи), вносяться в номенклатуру кожного року протягом усього строку їх вирішення. До номенклатур справ можуть включатись справи з грифом для службового користування (ДСК) та довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом ДСК. Реєструються номенклатури справ в журналі реєстрації вихідних документів та підшиваються до справ з доменклатурами.

Складає Номенклатуру справ спеціаліст, який відповідає за роботу з документами.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних підрозділів. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Загальний відділ»), йому присвоюють індекс 01. Усі інші структурні підрозділи розміщують після секретаріату в порядку важливості. Так, відділ кадрів навчального закладу у нижченаведеній номенклатурі справ має Індекс 04.

До номенклатури справ відділу кадрів можуть також включатись:

  • Колективний договір (Копія)
  • Колективний договрів між власниками підприємства, з однієї сторони, та обраними на загальних зборх представниками найманих працівників або уповноважених ними органів, з другої сторони.
  • Положення про кадрову службу установ та функціональні обов’язки співробітників.
  • Правила внутрішнього трудового розпорядку. Відповідно до статті 142 КЗпП, трудовий розпорядок на підприємствах (в установах, організаціях) регулюється Правилами внутрішнього трудового розпорядку, які затверджуються трудовими колективами за поданням власника або уповноваженого ним органу та профспілкового комітету. Правила мають бути розроблені на основі типових правил і містити такі розділи: "Загальні положення", "Порядок прийняття та звільнення працівкиків", "Основні обов'язки працівника", "Обовязки адміністрації", "Робочий час та час відпочинку", "Заохочення працівників за успіхи в роботі", "Відповідальність працівників за порушення трудової дисципліни".
  • Правила протипожежної безпеки, правила дотримання умов санітарії та гігієни, умови бережливого ставлення до майна та обладнання роботодавця.
  • Списки кадрового резерву створюються для заміщення посад та просування по службі на вищі (керівні) посади. Кадровий резерв формується з двох або більше резервістів на посаду. Для державних службовців формування кадрового резерву є обов'язковим і регламентується постановою Кабінету Міністрів України № 199 від 28 лютого 2001 р.
  • Списки працівників-інвалідів, які відповідно до медичних висновків мають можливість працювати.
  • Графіки відпусток.

Графік відпусток формується за пропозиціями структурних підрозділів і щороку станом на 2 січня затверджується керівником підприємства за погодженням з профспілковим комітетом. Враховуючи як інтереси виробництва, так і особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку, графік має забезпечити рівномірну роботу підприємства щомісяця протягом календарного року. При його складанні необхідно враховувати положення статті 10 Закону України "Про відпустки" щодо порядку надання відпусток повної тривалості до настання шестимісячного терміну безперервної роботи в першій рік роботи на цьому підприємстві. Копії довідок. Кадрова служба видає працівникам довідки про стаж, посаду та місце роботи із зазначенням мети їх використання, зокрема, для підтвердження трудового стажу, для подання до навчального закладу, дошкільної установи тощо. Кадрова служба видає також довідки стосовно окремих працівників відповідно до офіційних запитів.

Книги та журнали обліку:

  • Алфавітна книга працівників містить дані станом на 1 січня і ведеться протягом календарного року;
  • Книги вхідної та вихідної (окремо) документації стосовно листування і видачі відповідних довідок з кадрових питань;
  • Книга обліку працівників, які пройшли перепідготовку та підвищення кваліфікації, здобули другу освіту або професію;
  • Журнал обліку трудового стажу працівників для заповнення листків тимчасової непрацездатності;
  • Журнал обліку листків непрацездатностіпрацівників та термінів хвороби;
  • Журнал видачі посвідчень;
  • Журнал обліку дисциплінарних стягнень (ведеться в межах календарного) року.

Порядок, кількість та нумерація справ окремо взятої кадрової служби формується залежно від чисельності персоналу та кількості документів, які утворюються в результаті роботи.

Форум Карта сайту Пошук по сайту