ІТ документального забезпечення функціонування підприємства

На всіх етапах розвитку людського суспільства інформаційні технології забезпечували інформаційний обмін між окремими людьми, колективами, суспільними формаціями і відображали відповідний рівень розвитку й можливості систем реєстрації, збереження, обробки та передачі інформації і, по суті, були синтезом методів та засобів оперування інформацією в інтересах тієї чи іншої сфери діяльності людини.

Інформаційні технології реалізуються в таких видах:

  • автоматизованому (безпаперовому);
  • традиційному (паперовому).

Обсяг автоматизації, тип і характер використання технічних засобів залежать від характеру кожної конкретної технології. В широкому розумінні автоматизація — це заміна діяльності людини роботою машин, механізмів тощо. Ступінь автоматизації змінюється в широких межах — від систем, у яких процес управління повністю здійснюється за допомогою людини (ручні системи), до систем, де процес управління здійснюється автоматично (автоматичні системи).

Автоматизація управління, або автоматизація інформаційної системи та технологій, доцільна у випадках, коли:

  • фізіологічні та психологічні можливості людини для управління певним процесом є недостатніми;
  • система управління знаходиться в небезпечному для діяльності людини середовищі;
  • участь людини в управлінні певним процесом вимагає від неї високої кваліфікації;
  • процес, яким управляють, перебуває в критичній або небезпечній ситуації.

Основна мета ІТ — отримання необхідної інформації відповідної якості на заданому носії. При цьому існують певні обмеження на вартість опрацювання даних, трудомісткість процесів процедур використання інформаційного ресурсу, надійність та оперативність процесу опрацювання інформації, якість отриманої інформації.

Взаємозв’язок ІТ та ІС.

Інформаційна технологія (ІТ) — це складова частина конкретної інформаційної системи (ІС). В інформаційній системі можуть використовуватися різні інформаційні технології. Інформаційна система є середовищем для реалізації технології. Проте поняття ІТ ширше від поняття ІС, оскільки перша може існувати поза нею. Наприклад, інформаційна технологія обробки текстів не є частиною ІС і реалізовується поза її межами.

Розглядаючи систему управління на підприємстві, можна виділити три рівні: стратегічний, тактичний і оперативний. На кожному рівні є завдання, під час розв’язання яких виникає потреба в інформації, тобто в інформаційних запитах до інформаційної системи. Ці запити звернені до інформаційної системи. Інформаційні технології дають змогу обробити запити і, використовуючи наявну інформацію, сформувати відповіді. Таким чином, на кожному рівні управління з'являється інформація, яка є основою для прийняття відповідних управлінських рішень.

У кожній ІС організовується і ведеться робота для того, щоб:

  • здійснити збір інформації;
  • виявити інформаційні потреби споживачів;
  • здійснити відбір джерел інформації;
  • здійснити введення інформації від внутрішніх та зовнішніх джерел;
  • обробити інформацію, здійснити оцінку її повноти, важливості та подати її в зручному вигляді;
  • вивести інформацію для її подальшого надання користувачу чи передачі в іншу систему;
  • організувати використання інформації для оцінки тенденцій, розробки прогнозів, альтернатив, вироблення стратегії розвитку.

Всі перелічені вище дії здійснюються за допомогою ІТ у рамках інформаційної системи підприємства. Для будь-якого підприємства істотним є встановлення регламенту функціонування ІС: від виявлення інформаційних потреб до використання інформації. Тобто встановлення періодичності отримання, обробки та використання інформації; стандартизація вхідних та вихідних документів, процедур обробки інформації.

Запити до ІС і процедури формування відповіді поділяють на:

  • рутинні процедури (характеризуються заданістю вхідної і вихідної інформації, а також визначеністю алгоритму отримання вихідної інформації з вхідної);
  • не рутинні процедури.

В основі ІС лежить процес формування інформації. Тому ІС - система управління, де процес створення інформаційного продукту є об'єктом управління.

Інформаційні технології, як правило, залежать від таких компонентів:

  • технічних засобів збору, накопичення, переробки та передачі інформації;
  • персоналу, здатного використовувати їх;
  • підприємство, яке об’єднує засоби і персонал в єдиному процесі;
  • засобів, що здійснюють формування і видачу інформації.

Основу технології обробки даних становлять процеси перетворення вхідної інформації на результативну. Кожна інформаційна технологія завершується створенням інформаційного продукту.

Інформаційні технології впливають на:

  • підвищення якості та кількості послуг;
  • створення умов для підвищення рівня життя населення;
  • зміну умов дії соціально-механічного механізму внаслідок зміни умов праці і залучення інформації як предмета праці;
  • значне скорочення інвестиційних та управлінських витрат;
  • розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів і вдосконалення можливостей одержання, збереження, поширення інформації з використанням різноманітних джерел;
  • підвищення ефективності економічних контактів;
  • створення нових можливостей зміцнення національної обороноздатності країни тощо.

Управління системою пов'язане з обміном інформацією між компонентами системи, а також між системою і навколишнім середовищем. У процесі управління отримують дані про стан системи в кожний момент часу, про досягнення (чи недосягнення) заданої цілі для того, щоб впливати на систему і забезпечити виконання управлінських рішень. Певній системі управління підприємством відповідає своя інформаційна система, яку називають економічною інформаційною системою.

ІТ документального забезпечення функціонування підприємстваЕкономічна інформаційна система — це сукупність внутрішніх і зовнішніх потоків прямого і зворотного інформаційного зв'язку підприємства, методів, засобів та менеджерів різних рівнів, які беруть участь у процесі переробки інформації і прийнятті управлінських рішень.

Інформаційна система є системою інформаційного обслуговування користувачів і виконує технологічні функції з нагромадження і переробки інформації. Її зміст, порядок формування і процес функціонування визначаються методами і структурою управлінської діяльності, прийнятими на підприємстві. Сучасний рівень інформатизації суспільства визначає необхідність використання в різних економічних інформаційних системах найновіших технічних, технологічних та програмних засобів.

Автоматизована інформаційна система становить сукупність інформації, економіко-математичних методів і моделей, технічних, програмних, технологічних засобів та фахівців, призначену для обробки інформації і прийняття управлінських рішень. Впровадження автоматизованої інформаційної системи сприяє підвищенню ефективності виробничо-господарської діяльності, підприємств і забезпечує якість управління. Так, досвід створення таких систем, впровадження в практику економічної діяльності оптимізаційних методів, формалізація ситуацій фінансово-господарських процесів, оснащення підприємства сучасними обчислювальними засобами докорінно змінили технологію функціонування інформаційних процесів управління.

Як бачимо, процес управління є інформаційним процесом. На першому його етапі збирають і накопичують інформацію про стан підприємства та зовнішнє середовище, на другому — її переробляють для прийняття управлінських рішень. При цьому використовуються задані критерії цілі. Сукупність логічних й обчислювальних дій для вироблення необхідних рішень називають алгоритмом управління. Третій етап процесу управління передбачає видачу й доведення до керованого об'єкта розпоряджень (команд). Викладене ілюструється на нижче:

Жодне підприємство не може функціонувати без пов'язаної з ним економічної ІС, що переробляє дані та виробляє вихідну інформацію. Як і у будь-якому виробничому процесі, в ІС присутня технологія перетворення вхідних даних на результатну інформацію.

Поняття «технологія» (від грец. techne — мистецтво, майстерність, уміння) охоплює систему методів і способів обробки, зміни побудови, властивостей, форми сировини, матеріалу або напівфабрикату та способів виготовлення продукції у виробничому процесі.

Менеджмент завжди тісно пов'язаний зі збиранням, опрацюванням інформації та доведенням прийнятих рішень. Технологія прийняття рішень завжди мала інформаційну основу. Із застосуванням засобів обчислювальної техніки в менеджменті з'явився спеціальний термін «інформаційна технологія».
Поняття ІТ охоплює як методи обробки інформації, так і організаційно-управлінські концепції її формування та споживання, а також сукупність усіх видів інформаційної техніки.

Інформаційна технологія (ІТ)— поєднання процедур, що реалізують функції збирання, накопичення, зберігання, обробки і передачі даних із застосуванням технічних засобів. Тому ІТ тісно пов'язана з технічним і програмним середовищем, у якому її реалізовано.

Інформаційні технології залежать від таких компонентів як:

  • технічні засоби;
  • персонал, який здатний використовувати їх;
  • підприємство, яке об'єднує засоби і персонал у єдиному процесі;
  • інформаційних засобів, що здійснюють формування й видачу інформації.

Основу технології обробки даних становлять процеси перетворення вхідної інформації на результатну. Кожна ІТ закінчується створенням інформаційного продукту.

Технологія розв'язання задачі на ЕОМ охоплює роботи, необхідні для збирання, реєстрації, передачі вхідних даних, їх збереження, обробки на ЕОМ за відповідним алгоритмом, видачі результатів, передачі їх користувачам, а також послідовності виконання цих робіт.

Інформаційні технології впливають на підвищення якості та кількості послуг; розвиток ПЗ; створення умов для підвищення рівня життя населення; зміну умов дії соціально-економічного механізму внаслідок зміни умов праці й залучення інформації як предмета праці; значне скорочення інвестиційних та управлінських витрат; розширення доступу до інформації з боку більшої кількості користувачів й удосконалення можливостей одержання, збереження, поширення інформації під час використання різноманітних джерел; підвищення ефективності економічних контактів; створення нових можливостей зміцнення національної обороноздатності країни. Комп'ютерні ІТ пройшли у своєму розвитку етапи машинних ресурсів, програмування, високих ІТ. Інформаційне забезпечення будується на основі розподілених БД.

Основними завданнями високих ІТ є:

  • досягнення універсальності методів комунікацій;
  • підтримка систем мультимедіі і максимальне спрощення інтерфейсу «людина - ЕОМ», який грунтується на принципах інтуїтивного інтерфейсу;
  • відкритість стандартів, тобто використання протоколів та програмних інтерфейсів що гарантували б створення єдиного інтерфейсу для всіх взаємодій з ЕОМ (доступу до файлів, повідомлень, сторінок, документів, тобто до локальних дисків, і Web-сторінок, графіки та мультимедіа).

Інформаційні технології різняться видом інформації, яка обробляється (див. табл. 1).

Технологія як процес присутня і будь-яуій ІС. Як інструмент ІТ може використовуватися різними користувачами: як розробниками ІТ, так і непрофесіоналами.

Технологія обробки інформації, що використовується як інструментарій у різних ІС для розв’язання різноманітних завдань, називається забезпечувальною. Такі ІТ можуть класифікуватися за класами завдань, на які їх орієнтовано.

За ІС, що обслуговуються, ІТ поділяються на ІТ: бухгалтерського обліку, банківської діяльності, податкової діяльності, страхової діяльності та ін.
Об`єднання забезпечувальних технологій на основі предметної технології, зведення їх до єдиного стандарту інтерфейсу є функціональною ІТ – середовищем перетворення данних і частиною ІТ.

Характерними рисами сучасного етапу функціонування економічної системи є:

  • поява нових суб'єктів господарської діяльності;
  • зростання інформаційного навантаження на управлінський персонал;
  • глобалізація економічної діяльності.

Всі ці чинники актуалізують проблему комплексної автоматизації управлінської діяльності на основі сучасних ІТ та засобів телекомунікацій.
Розв'язання цієї проблеми вимагало нових підходів до автоматизації управлінської діяльності. Ці підходи знаходять висвітлення в концепції НІТ організаційного управління, орієнтованої на активну участь управлінського персоналу в процесі обробки інформації, що дасть змогу максимально наблизити управлінський персонал до інформаційних ресурсів, а також до самого процесу розв'язання інформаційно-управлінських завдань.

Основні принципи НІТ полягають у:

  • масовому впровадженні ПЕОМ — установленні їх на робочих місцях управлінського персоналу;
  • створенні комплексної технології обробки інформації в умовах використання БД, баз знань (БЗ), мереж ЕОМ;
  • створенні засобів комп'ютерного моделювання системи обробки даних із застосуванням банку моделей і банку алгоритмів;
  • розробленні засобів спілкування кінцевих користувачів із ПЕОМ на основі АРМів, що передбачають наявність експертних систем (ЕС).

Структуротвірним елементом АІС на основі НІТ є АРМ, що дає змогу поєднати сучасні тенденції в менеджменті з досягненнями НІТ.

Застосування обчислювальної техніки (до появи ПЕОМ) дало великий ефект у прийнятті одноманітних і типових управлінських рішень, але не вплинуло на такі сфери прийняття рішень в управлінні, як визначення завдання, встановлення мети впровадження рішень, оцінювання результату.

Елементи процесу управління можуть бути автоматизовані тільки в умовах АРМів управлінського персоналу. Зближення процесів збирання вхідної інформації, формування, відображення і використання вихідної інформації сприяють впровадженню режиму реального часу в обробці інформації.
Управлінський персонал інтегрується в людино-машинній системі обробки даних як користувач ІС, виступаючи тут у новій ролі оператора ПЕОМ. При цьому він продовжує здійснювати традиційні контрольно-аналітичні функції прийняття управлінських рішень, але на вищому автоматизованому рівні.
Успіх управління багато в чому залежить від правильної побудови комунікаційного процесу. АРМ управлінського персоналу розглядається в мережі як комунікаційна одиниця, що функціонує одночасно як джерело, передавач, приймач і споживач інформації. За допомогою ресурсів АРМу управлінський персонал розв'язує свої завдання, а за комунікаційними каналами передає інформацію у відповідні інстанції, в тому числі зовнішні.

Обґрунтуванням для встановлення комунікації є потреба в інформації. Комунікації дають змогу підвищити якісний склад її для управління.

Основними концепціями побудови АРМів є:

  • децентралізована обробка інформації на робочому місці, управлінського персоналу;
  • створення персональних БД;
  • створення БЗ;
  • створення мереж АРМів;
  • інтелектуалізація АРМів.

АРМ управлінського персоналу — це програмно-технічний комплекс, винесений на робоче місце конкретного управлінського працівника, що дає змогу автоматизувати виконувані ним функції керування в інтерактивному режимі «користувач — ПЕОМ». Основний принцип, закладений в АРМ, — проблемна орієнтація комплексу, тобто орієнтація на розв'язання певного класу завдань, об'єднаних загальною технологією обробки інформації, єдністю режимів роботи й експлуатації.

Кожному класу користувачів відповідає певний тип АРМу, орієнтований на задоволення його функціональних та інформаційних потреб. Основою автоматизації формування і прийняття управлінських рішень у ньому є персональні ІС.

Не вникаючи в конкретний зміст завдань, які розв'язує кожний конкретний користувач в умовах комп'ютеризованого управління, в кожній персональній ІС має бути забезпечена можливість користувачу виконувати такі дії:

  • обробляти текстові документи;
  • проводити пошук необхідної інформації в довідкових фондах та архівах користувача;
  • здійснювати формування документів, відомостей, таблиць;
  • обмінюватися документами і даними;
  • узгоджувати, уточнювати, модернізувати завдання управління;
  • приймати рішення в умовах невизначеності або браку інформації.
Форум Карта сайту Пошук по сайту