Управлінське документування

Діловодство в інформаційно-консультаційній діяльності

Безкровний М. Ф., Кропивка М. Ф., Палеха Ю. І., Іщенко Т. Д., Київ-2014, вид. «Ліра-К»

У підручнику комплексно висвітлено питання документаційного забезпечення  сучасного управління з урахуванням вимог нових законів, інструкцій та стандартів, новітніх тенденцій розвитку діловодства, яке подано як результат розвитку і самовдосконалення цілісної комунікативної системи, як вияв потреби об’єкта управління у вищому рівні впорядкування, як культура операційної управлінської технології.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, велика увага приділена систематизації документації. Підручник включає також  питання безпосереднього створення і оформлення документів в інформаційно-консультаційній діяльності аграрної сфери. Він допоможе студентам при вивчення дисциплін «Діловодство», «Документаційне забезпечення управління» та «Керування документацією». Практичні завдання і тести дозволять проконтролювати ступінь засвоєння знань.

Розрахований на фахівців, керівників організацій, працівників діловодних служб, викладачів і слухачів системи підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів аграрної сфери та всіх, хто прагне до високої культури  роботи з документами.

Передмова

Управлінське документуванняДуховний прогрес народу неможливий без глибокого пізнання та засвоєння культурних надбань, створених ним упродовж багатьох століть.

Сотні років бездержавності, протягом яких жорстоко нищилася наша культура, десятиліття панування тоталітарної системи, коли вся державна машина була запрограмована на нівеляцію багатьох націй, деформували всі сфери життя одного з найчисленніших народів Європи. Тривале фізичне та духовне насильство над усім, що стосувалося українців як нації, призвело до відчуження народу від власної культури. Забувалися мова, традиції, руйнувалися усталені норми життя. Українську мову офіційно забороняли (укази Петра I, Валуєвський циркуляр, Емський указ та ряд інших), оголошували придуманою німцями, вважали діалектом російської чи польської, дивились як на «холопську», призначали тільки для «домашнього вжитку».

Що ж до українського ділового мовлення, то його не допускали у сферу науки і техніки, на фабрики і заводи, в армію і спорт, тобто в царини, завжди важливі для повноцінного функціонування національного організму. Діловодство в усіх галузях виробництва та управління велося російською мовою. Організації i установи підпорядковувалися об’єднанням, об’єднання республіканським галузевим міністерствам чи відомствам, загальносоюзним структурам. Централізоване управління на всіх рівнях забезпечувалося документами, складеними російською мовою.

Сьогодні українська культура - це основа національного духовного поступу. В Україні забезпечено вільний розвиток усіх навчально-культурних і релігійних об’єднань. Українська мова утвердилась як державна з одночасним створенням умов для вільного розвитку мов меншин.

Сучасне діловодство стало результатом розвитку і самовдосконалення складної комунікативної системи за певний історичний період починаючи з виникнення  і  розвитку  писемності,  появи  документів й організації їх руху, 

зростання обсягів інформації про навколишнє середовище, поширення знань через неформальні канали їх передачі, фіксацію релевантної інформації. створення діловодних органів, побудови управлінських документних масивів, систематизації та уніфікації документації, впровадження автоматизованих систем автоматизації діловодства та документообігу.

Ділове документування, організація виконання документних процесів, керування документацією  на сучасному етапі розвитку суспільства повинні бути зорієнтовані на нові інформаційні технології (збір вихідних даних, їх накопичення, зберігання, обробка і передача за допомогою найновітніших електронних засобів), подальшу автоматизацію контролю виконання прийнятих рішень, впровадження комплексних систем керування документацією. Водночас службові документи, незалежно від виду матеріального носія інформації, як такі залишаються нагальною потребою суспільства і вимагають певної культури роботи з ним.

У цій праці робиться спроба подати документаційне забезпечення інформаційно-консультаційній діяльності як узагальнене, системне явище, як вияв потреби об’єкта управління в керуванні документацією, що проявляється у вищому рiвнi впорядкування, необхідного учасникам виробничого процесу, як культура операційної управлінської технології, що становить частку загальної культури  української нації.

Підручник включає основні поняття з діловодства, вимоги до оформлення документів, написання й розміщення реквізитів на них, висвітлення організації діловодного технологічного циклу, керування документацією, оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, побудову пошуково-довідкового апарату. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації при виборі управлінських рішень.

Велику увагу приділено підготовці та оформленню службових документів, в першу чергу управлінських: а саме, нормативно-правових, організаційно-розпорядчих, довідково-інформаційних тощо. Детально описано технологію діловодних процесів, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи щодо оперативного пошуку та опрацювання необхідної інформації, передачі її до архіву.

Поданий у ній матеріал включає як безпосередньо створення  документів, так і висвітлення діловодного технологічного циклу: оформлення і переміщення документів, контроль за їх виконанням, пошуково-довідковий апарат. Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації при виборі управлінських рішень.

В кінці  підручника розміщено словник вжитих найголовніших термінів та назв документів, що може стати запорукою швидкого знаходження необхідної інформації.

Підручник складається з 2 частин:

Частина  I   —   «Управлінське документування»,

Частина  II   —   «Керування документацією».

У першій частині розглянуті питання створення управлінської документації як одного з елементів управління персоналом. Особливе місце відведене особливостям документування управлінської інформації, питанням оформлення службових документів, стилістиці ділового мовлення та складанню документів із загальних питань.

В другій частині розглянуто питання  організації роботи з документами, систематизації документів та їх збереженню.  Окремо виділені питання документаційного забезпечення інформаційної та експертної діяльності в аграрній сфері. Висвітлена робота з документами, що містять  таємну інформацію,   робота з листами  і скаргами громадян.

Викладений у підручнику матеріал стане у нагоді кожному управлінцю, службовцю, фахівцю, оскільки вміщує широке коло службових документів, які щоденно надходять та виходять з установи, організації чи підприємства. Оформлення документа, написання тексту з дотриманням встановлених правил, чітке виконання діловодних процесів завжди будуть свідчити про рівень культури діловодства як складової всієї організаційної культури підприємства.

Автори сподіваються, що підручник сприятиме не тільки підвищенню рівня культури роботи з документами тих, хто навчається, а й подасть практичну допомогу тим, кому доводиться мати справу зі створенням і  керуванням управлінською документацією.

Форум Карта сайту Пошук по сайту