Реквізити документа

Термін "реквізит" латинського походження (requisutum), що перекладається як "потреба". У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов’язкові елементи боргових зобов’язань цінних паперів, в першу чергу векселів.

Широке розповсюдження векселі мали з середини ХІІ до середини ХVІІ ст., і саме Італію називали їх батьківщиною. При цьому необхідність проставлення тих чи інших елементів при формулюванні векселів визначалась вексельним правом, норми якого різнилися в кожній з країн.

З другої половини ХІХ століття зміст векселя ув’язувався з наявністю на ньому тих чи інших обов’язкових елементів й повинен був відповідати тим суттєвим ознакам, що зазначені в законі. У 1848 р. пруським урядом був прийнятий загальнонімецький вексельний статут, що закріпив правила користування векселями. На початку ХХ ст.. в 1930р. в Женеві була прийнята конвенція, що уніфікувала елементи векселів й основні норми міжнародного вексельного права, які діють й донині.

У термінологічному словнику слово “реквізит” подається як обов’язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732-2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення" під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Звідси витікає, що реквізит - це елемент структури документа, що дозволяє його ідентифікувати. У примітці до стандарту зазначено також, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідні для надання йому юридичної сили.

Аналізуючи модель документа, яка вже отримала назву формуляр (від лат. Formularius - властиво судово-правовим формулам), засновник документознавства К. Г. Мітяєв у шістдесятих роках минулого століття відзначав, що документ може складатися з 8-10 елементів або ознак, при цьому одні з цих ознак є обов’язковими для надання документу юридичної сили, а інші "прикрасами", або ж додатковими. Сам термін “реквізит” К. Г. Мітяєв перейняв з фінансово-бухгалтерської документації, де на його думку, особливо “ретельно це питання розроблено" й ввів його для означення обов’язкових елементів документу. “Відсутність, або невірне значення реквізита роблять документ недійсним, підкреслював автор”.

Дещо пізніше, в працях російського вченого А. М. Корольова під реквізитом розумівся логічно невід’ємний елемент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об"єкта чи процесу. В тексті, що обробляється документа реквізити «подаються мов би атоми», з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець.

Вітчизняний документознавець проф. Н. М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це "сукупність обов’язкових даних про документ, встановлених стандартом або положенням". Основну функцію реквізитів автор бачить в забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, вона відмічає, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних даних документа.

Російський дослідник Ю. А. Шрейдер запропонував розглядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію. Інформація - це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію. Метаінформація - це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи і виконувати свої певні функції.

Характерною різницею між інформацією та метаінформацією є те, що інформація може існувати окремо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції без включення в конкретну інформаційну систему, наприклад у вигляді надпису. Метаінформація ж може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального документного масиву, його реквізитами, а також особливостями технології фіксування інформації.

Представник структурно-правового підходу російський дослідник С. І. Семілєтов в структурі документу виділив змістовну інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змістовної інформації і характером правовідносин. Реквізитами він називає “елементи про події, факти, дії і обставини, з якими пов’язані певні правовідносини або юридичні наслідки”.

Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню і внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься в "формі і форматі подання матеріального носія", а внутрішня - "в організації внутрішньої структури подання змістовної інформації і реквізитів". За думкою вченого - організація внутрішньої структури, обумовлюється можливостями людини сприймати інформацію. Так, наприклад, різні за змістом документи можуть мати один і той самий склад реквізитів і відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких “визначається технологією фіксації, матеріалом носія і особливостями руху документа”. Реквізити ж служать відображенням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ.

Виділення реквізитів з метаінформації і послідовне закріплення за ними певного місця дозволяє створювати формуляр документа в його сучасному розумінні. Так, формуляр-зразок службового документа, згідно ДСТУ 2732-2004, це модель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. В електронному документі під реквізитами треба розуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ, “через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документу й виконання ним певних суспільних функцій”.

Усю сукупність реквізитів, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

  • сигніфікаційні реквізити;
  • комунікативні реквізити;
  • семантичні реквізити;
  • синтакційні реквізити;
  • прагмаційні реквізити;
  • реквізити руху.

Характеристика класифікаційних ознак реквізитів службового документа наведена в таблиці:

         Назва

                Характеристика

1.

Сигніфікаційні (знакові)

Реквізити, що фіксують ознаки приналежності: зображення державного герба, емблеми чи торгової марки, зображення  нагород, код підприємства, установи чи організації за ЄДРПОУ, код форми документа за  УКУД

2.

Комунікативні

Реквізити, що забезпечують включення документа до системи комунікацій: найменування автора, його поштова й телеграфна адреса, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку(6-9)

3.

Семантичні

Реквізити, що полегшують роботу з інформацією: назва виду документа, дата документа, реєстраційний номер, посилання на реєстраційний номер документа, на який дають відповідь, місце складання або видання (10-14)

4.

Синтакційні

Реквізити, що відображають технологію створення тексту  й роботу над його структурою: заголовок до тексту, текст документа, резолюція, відмітка про наявність додатків, адресат, гриф погодження та затвердження документа, гриф, обмеження доступу до документа (15-22)

5.

Прагмаційні

Реквізити, що забезпечують захист документу від підробки й надають йому юридичну силу: підпис, гриф погодження, візи, відбиток печатки, відмітка про засвідчення копій, завірчий надпис (23-28)

6.

Руху

Реквізити, що фіксують пересування документа в інформаційній системі: відмітка про надходження документа до організації, відмітка про контроль, виконання документа і направлення його до справи, відмітка про наявність документа в електронній формі, запис про державну реєстрацію (29-32)

Перші п’ять груп реквізитів забезпечують створення й оформлення службового документа, тобто його ідентифікацію. Остання група реквізитів слугує для організування його обігу й надання документу юридичної сили, охоплюючи таким чином усі питання документаційного забезпечення управління.

Дивіться також:




Форум Карта сайту Пошук по сайту