Основні вимоги до реквізитів службового документа

1.

Зображення Державного герба України

Розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим.

2.

Зображення емблеми організації або товарного знака

Відповідно до статуту (положення) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо розміщено зображення Державного герба України.

3.

Зображення нагород

Відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і роз­міщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

4.

Код організації

Проставляють за ЄДРПОУ [15] після реквізиту довідкові дані про організа­цію (09).

5.

Код форми документа

Проставляють згідно з ДК010 вище реквізиту назва виду документа (10).

6.

Назва організації вищого рівня

Зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареє­строваного скорочення — повністю.

7.

Назва організації — автора документа

Повинна відповідати назві, зазначеній у його уста­новчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

8.

Назва структурного підрозділу організації

Зазначають тоді, коли вони — автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

9.

Довідкові дані про організацію

Містять: поштову адресу та інші відомості (номери теле­фонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо), їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

10.

Назва виду документа

Має відповідати переліку, форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають.

11.

Дата документа

Це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один ря­док у послідовності: число, місяць, рік. У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

12.

Реєстраційний індекс документа

Складають з його порядкового номера, який можна до­повнювати за рішенням організації індексом, справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

13.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа

Містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстра­ційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14.

Місце складення або видання документа

Зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11,12.

15.

Гриф обмеження доступу до документа

Простав­ляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його допов­нюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок веден­ня діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу

16.

Адресат документа

Можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без заз­начення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку. У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи вхо­дить до складу назви посади адресата. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата—у давальному. Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагаль­нено. До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв'язку. Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я. по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, об­ласть, поштовий індекс.

17.

Гриф затвердження

Складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження роз­ташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затверд­ження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

18.

Резолюція

Складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису ке­рівника, дати. Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі доку­мента, призначеного для підшивання.Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окре­мих аркушах або спеціальних бланках

19.

Заголовок до тексту документа

Повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) за­сідання правління. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

20.

Відмітка про контроль

Контроль за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

21.

Текст документа

Містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ. Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до на­ціональних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодав­ством. Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

22.

Відмітка, про наявність додатків

Розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:Додаток: на 5 арк. у 2 прим. Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників. Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

23.

Підпис

Складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища. Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на од­ному рівні. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар. У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: «Виконувач обов'язків», «Заступник». Підписувати документ із прийменником «за» або ставити правобіжну похилу риску перед на­звою посади не дозволено.

24.

Гриф погодження

Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПО­ГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

25.

Віза

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує до­кумент, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворот­ному боці останнього аркуша документа. Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

26.

Відбиток печатки

Засвідчує на документі підпис відповідальної особи. Пе­релік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

27.

Відмітка про засвідчення копії документа

Складають зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

28.

Прізвище виконав-ця документа і номер його телефону

Зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

29.

Відмітка про виконання документа і направлення його до справи

Ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа .про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

30.

Відмітка про наяв-ність документа в електронній формі

Містить повне ім'я файла і .його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. ҐГ ставлять у центрі нижнього берега лицьо­вого боку першого аркуша документа.

31.

Відмітка про надійдення документа до організації

Містить такі дані: ско­рочену назву організації, дату (за потреби — годину і хвилину) надійдення документа і реєстрацій­ний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

32.

Запис про державну реєстрацію

Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади».Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

 




Форум Карта сайту Пошук по сайту