Значення підготовки документознавців для інформаційного суспільства

Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, — реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення. Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить стати потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів. Вже сьогодні в сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, функцією менеджменту щодо документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.

Головною метою служби діловодства мусить бути ефективне управління всією документацією установи, в т.ч. досконале документаційне забезпечення управління, якісне надання документно-інформаційних послуг, вчасна обробка і передання на різні рівні керування необхідної для прийняття управлінських рішень документованої інформації. Разом з тим, важливість якісної організації інформаційно-документаційного забезпечення управління в ряді підприємств та установ країни недооцінюється. Справочинством, нерідко, займаються працівники з низьким рівнем оплати, які випадково чи в силу певних обставин вимушені працювати в цих службах. Подекуди канцелярії виконують другорядну роль в апараті управління, виконуючи чисто технічні функції. Творча й логічно-послідовна робота з документами начебто розчиняється в діяльності всього апарату управління. Діловодством займаються начебто всі, але виконують цю роботу в більшості неякісно й зі значними витратами часу. Навіть висококваліфіковані працівники, які отримали системну вищу освіту й призвані по суті вирішувати питання управлінням виробництва, витрачають третю частину свого робочого часу не на властиву їм роботу з документами, до того ж низькооплачувану. Підбором інформації, обробкою і оформленням документів сьогодні повинен займатись не фахівець галузі, який приймає важливі управлінські рішення, а спеціально підготовлений для цього інший фахівець – документознавець - інформаційний аналітик. Нагальною стала проблема кардинальної зміни ролі і місця служб діловодства в апараті управління. В сучасній установі необхідно створення, шляхом об’єднання функцій канцелярії, секретаріату й інформаційного центру, єдиного підрозділу управління документацією з підпорядкуванням його першому керівникові. Цей підрозділ, оснащений новітніми засобами комп’ютерної та іншої багатофункціональної організаційної техніки, мусить виконувати одну з головних функцій управління —досконале управління документацією.. Тоді з такого підрозділу можна буде сповна спитати за неповноту інформації чи перебір документів, за якість опрацювання документації й виконання поставлених перед організацією завдань в установлений термін. Створення такого спеціалізованого підрозділу приведе до зменшення чисельності апарату управління й ліквідації зайвих посад. Коло обов’язків його провідних співробітників-документознавців, інформаційних аналітиків та системотехників буде досить значне й багатогранне. Їх основні функціональні обов’язки - брати, разом з основними фахівцями апарату, активну участь в керуванні всією документацією установи, проводити моніторинг релевантної інформації й розробляти ефективні управлінські рішення, вести контроль і перевірку виконання завдань і розпоряджень вищого керівництва.

Для цього вони повинні вміти працювати з усіма видами документної інформації, знати особливості функціонування автоматизованих систем діловодства й документообігу, новітні засоби оргтехніки, особливості уніфікації й галузевої стандартизації в документно- інформаційній сфері.

Своєчасність і перспективність цієї спеціальності «Документознавство та інформаційна діяльність» зумовлена рядом об’єктивних чинників: По-перше, це виключно важлива роль документу, в т.ч. електронного, в сучасному світі. Це носій різноманітної інформації і канал соціальної комунікації, засіб збереження, реєстрації і передання інформації у просторі й часі, це й об’єкт охорони інтелектуальної власності та захисту авторських прав. Основи документоведення — невід’ємна складова досконалості як державного управління, так і будь-якого приватного підприємництва.

По-друге, це зростання ролі інформаційних процесів у всіх різновидах людської діяльності, прояв спільної основи, притаманній багатьом інтелектуальним напрямам суспільного розвитку, його глобалізації. Створюються не тільки інформаційно-аналітичні підрозділи, інформаційно-рекламні агенції, розширюється коло центрів науково-технічної інформації, патентних структур, а й посилюється значення високоякісного інформаційного забезпечення вищого керівництва всіх рівнів і напрямів соціального управління на базі новітніх технологій й застосування глобальних світових мереж. Відкриття нової спеціальності стало зворотною реакцією на процеси, що відбулись в соціально-комунікативній сфери країни: активний розвиток систем зв’язку, телекомунікацій, створення інформаційного системно-мережевого простору. Основи підготовки таких фахівців були закладені ще у 60-х роках минулого століття кафедрою радянського діловодства Московського державного історико-архівного інституту на чолі з професором К.Г.Мітяєвим, якого в 1979 році замінила професор Т.Н.Кузнєцова. Сьогодні на території Російської федерації документознавців готують більше ста вищих навчальних закладів. А от навчальна спеціальність під найменуванням „Документознавство та інформаційна діяльність” впроваджена тільки в Україні. В Російській федерації її аналогом є спеціальність „Документознавство та документаційне забезпечення управління”, яка дещо вужче й зорієнтована лише на підготовку діловодів. Навчання інформаційній діяльності в російських ВНЗ об’єднане з бібліотечною й позначається як „Бібліотечно-інформаційна діяльність”. В США викладання курсу дисциплін з інформаційної діяльності також інтегровано з бібліотечною.

Популярність підготовки фахівців зі спеціальності „Документознавство та інформаційна діяльність” в Україні невпинно зростає. За останні три роки ця спеціальність відкрита більш ніж в двух десятках вищих навчальних закладів та на їх відокремлених факультетах університетів в Луганську, Луцьку, Миколаєві, Одесі, Рівному, Черкасах. . Навчання за документно-інформаційною спрямованістю в Європейському університеті розпочато п’ять років назад і вже відбувся перший випуск спеціалістів, які ефективно працюють за обраною спеціальністю. В цьому навчальному році планується випуск документознавців- інформаційних аналітиків і в відокремлених підрозділах університету в м. Конотопі та Пирятині, де вже зараз за цією спеціальністю займається більш 200 студентів.

Рекомендована література:

  1. Палеха Ю.І. Служба діловодства як об’єкт керування в установі. "Студії з арх. справи та документознавства." 2004. .№13.- С.137-142



Форум Карта сайту Пошук по сайту